Sử dụng email trong công việc đang dần trở nên không thể thay thế ở thời điểm hiện tại. Nó góp phần lớn trong việc trao đổi dữ liệu cũng như bàn bạc công việc. Nhưng trong vài trường hợp khiến mọi người không thể trả lời khách hàng nhanh được, thì email trả lời tự động sẽ rất tuyệt vời. Do đó, bài viết này sẽ giúp các bạn cài đặt mail tự trả lời trong outlook một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Xem Nhanh Mục Lục
Tại sao nên cài đặt email trả lời tự động trên outlook?
Trong quá trình sử dụng Gmail, không ít trường hợp mọi người không kiểm tra tất cả dẫn đến việc bỏ lỡ những tin nhắn quan trọng. Điều này khiến rất nhiều người cảm thấy khó chịu, nhưng để giải quyết được vấn đề đó các bạn hãy dùng Outlook. Đây là một ứng dụng cho phép các bạn sử dụng kết hợp với Gmail. Với mục đích chính là duyệt Email, quản lý Email, gửi Email trộn hàng loạt,… thật sự rất tiện lợi và tiết kiệm nhiều thời gian cho người dùng.
Một công dụng tuyệt vời như vậy, cài đặt mail tự trả lời trong Outlook sẽ giúp các bạn không bỏ sót bất kỳ một email nào của khách hàng. Đồng thời cũng giúp khách hàng biết rằng mình đã xem qua và sẽ trả lời trong thời gian gần nhất. Điều này giúp mọi người giữ chân được các khách hàng tiềm năng và hỗ trợ tương tác một cách nhanh chóng nhất.
Cách cài đặt email trả lời tự động trên Outlook
Khi đã hiểu được các lợi ích mà email tự động trả lời trên Outlook đem lại cho cá nhân mỗi người. Nhưng việc cài đặt mail trả lời tự động trong Outlook như thế nào thì vẫn chưa được nhiều người biết đến. Đừng quá lo lắng, mình sẽ chia sẻ ngay bên dưới mong các bạn theo dõi và thực hiện theo nhé.
Bước 1: Đầu tiên, các bạn hãy khởi động ứng dụng Outlook trên máy tính của mình lên. Sau đó, hãy nhìn trên thanh công cụ của ứng dụng nháy chọn mục HOME và tiếp tục nhấn chọn New email.
Bước 2: Ở trong thư mục MESSAGE, các bạn nháy chọn vào phần Subject và nhập lệnh Auto Reply. Bên dưới mọi người tiến hành nhập nội dung tự động trả lời mà muốn khách hàng nhận được. Tiếp theo đó hãy di chuyển chuột lên thanh công cụ nhấn chọn File.
Bước 3: Sau đó nháy chọn vào mục Save As trong hộp thoại File mà đã nhấn trong bước 2. Ở hộp thoại Save As này, các bạn tiến hành tạo một thư mục mới trên máy tính bằng cách chọn New Folder và chọn ổ để lưu thư mục. Hoặc có thể tạo trước khi tiến hành lưu trên máy nhé.
Sau đó hệ thống sẽ đưa ra một hộp thoại để hỏi các bạn xác nhận thư mục và thiết lập các tính năng. Tại mục Save as Type trong hộp thoại, các bạn nháy chọn Outlook Template và chọn Save.
Bước 4: Sau khi đã hoàn thành quá trình lưu file Auto Reply vào máy tính. Ở mục HOME trên thanh công cụ, tiến hành nhấn chọn Rules và tiếp tục nháy chọn Manage Rules & Alerts…
Hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện, tiến hành chọn mục E-mail Rules. Sau đó tiếp tục nháy chọn mục New Rule…
Bước 5: Ngay sau đó một hộp thoại Rules Wizard được xuất hiện. Quan sát ở mục Start from a blank rule, các bạn nhấn chọn Apply rule on message I receive và tiếp tục chọn Next ở bên dưới.
Bước 6: Tiếp theo đó, mọi người tích chọn mục sent only to me ở mục step 1 và nhấn nút Next ở bên dưới.
Sau đó, các bạn nhấn chọn vào mục reply using specific template ở mục step 1 và nháy dòng chữ a specific template ở step 2 như hình bên dưới.
Ở hộp thoại Select a Reply Template, các bạn quan sát vào mục Look In và chọn User Template in File System rồi nháy chọn Browse.
Các bạn tiến hành tìm thư mục vừa tạo khi nãy ở bên trên, nhấn OK để đưa file Auto Reply vào ứng dụng Outlook.
Sau đó, các bạn nháy chọn mục có tên Auto Reply như hình rồi nháy chọn Open.
Khi đã quay lại hộp thoại Rules Wizard lúc ban đầu, các bạn tiến hành nháy chọn Next và tiếp tục nháy Next thêm một lần nữa để tiếp tục.
Khi hộp thoại như hình hiện ra, các bạn chọn vào mục Step 1: Specify a name for this rule để tiến hành đổi tên. Nháy chọn Finish để hoàn tất quá trình lựa chọn.
Sau đó quay về hộp thoại Rules and Alerts tiếp tục nháy chọn Apply rồi chọn OK.
Khi đó các bạn đã hoàn thành quá trình cài đặt mail tự trả lời trong Outlook và thử kiểm tra xem nó đã hoạt động hay chưa nhé. Các bạn tiến kiểm tra bằng một tài khoản khác như sau và gửi đi để bắt đầu xem kết quả phản hồi.
Sau khoảng 1 phút, nếu các bạn nhận được kết quả trả lời tự động như sau thì đã thành công rồi nhé. Nếu như chưa thể thành công thì hãy tiến hành sửa chữa hoặc thực hiện lại từ đầu nhé.
Tổng kết
Qua bài viết này, mình mong rằng đã có thể giúp mọi người biết cách cài đặt mail tự trả lời trong Outlook. Tuy cách cài đặt có phần hơi phức tạp, nhưng hãy cứ đọc thật kỹ và thực hiện hoàn chỉnh sẽ thành công các bạn nhé. Chúc các bạn cài đặt thành công và tận dụng nó để phát triển công việc của cá nhân của bản thân. Đừng quên tại chuyên mục thủ thuật hay trong website https://updatemoi.com/ còn rất nhiều các chia sẻ hữu ích khác chờ mọi người truy cập và tìm hiểu thêm đó
