Sử dụng Excel tính toán và chia sẻ dữ liệu rất phổ biến và tiện lợi trong quá trình làm việc. Tuy nhiên có một vấn đề xảy ra ở đây: khi chia sẻ bảng tính với người khác, làm sao để bảo vệ các công thức trên trang tính của bạn khỏi việc bị người khác xoá, chỉnh sửa hay sao chép? Thực tế, có rất nhiều cách để bảo vệ dữ liệu trên trang tính và một trong số những cách đơn giản nhất là thực hiện khoá công thức excel mà đã có rất nhiều anh chị từ nghiệp dư cho đến chuyên nghiệp sử dụng
Nói một cách dễ hiểu thì khoá công thức trong Excel chính là thao tác khiến người được bạn chia sẻ trang tính tuy vẫn thấy được công thức của bạn nhưng không thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa thay đổi được. Còn đối với những đối tượng khác không phải công thức trên trang tính mọi người vẫn có thể can thiệp và chỉnh sửa bình thường. Nghe có vẻ rất khó thực hiện đúng không? Thực ra là hoàn toàn ngược lại. Sau đây mình xin chia sẻ những bước vô cùng nhanh chóng để khoá toàn bộ hoặc một vài công thức trong Excel. Mời các bạn cùng tham khảo nha.
Xem Nhanh Mục Lục
Tác dụng của khóa công thức Excel là gì?
Như bao bài viết khác trên blog hỗ trợ thì việc người dùng khóa công thức trong file Excel giúp họ có thể bảo vệ nội dung mong muốn trên bảng tính đó không cho những người khác sửa, xóa còn những phần nội dung còn lại thì vẫn có thể chỉnh sửa một cách bình thường. Ngoài ra, đối với những phần công thức bị khóa trên file người đọc sẽ không thể nhấn chuột vào phần này cũng như chỉnh sửa hoặc xóa nó. Đây chính là tác dụng duy nhất mà mình muốn chia sẻ các bước thực hiện đến anh chị và các bạn ở phần mục bên dưới
Cách khóa công thức Excel 2016 2013 2010 2007 2003
Bước 1: Mở khoá toàn bộ trang tính trên Excel
Để thực hiện thao tác khoá công thức trước tiên bạn cần phải mở khoá tất cả các ô trong trang tính. Tại sao lại có bước mở khoá này?
Bởi lẽ để bảo vệ trang tính tùy chọn Locked đã được tự động mặc định cho tất cả các ô trong trang tính. Nếu bạn không thực hiện bước mở khoá này thì khi bạn chọn chức năng khoá, bảng tính Excel sẽ khoá tất cả các ô trên trang tính của bạn bất kể ô đó là ô chứa công thức, chứa giá trị số, văn bản, hay là ô trống… Còn ở đây chúng ta chỉ muốn thực hiện khoá công thức thôi cho nên bạn phải mở khoá cho tất cả các đối tượng trên trang tính bằng cách:
- Đầu tiên, bạn cần phải chọn toàn bộ trang tính: để thực hiện bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nháy chọn nút Select All ở góc trên bên trái của trang tính để chọn tất cả các ô.
- Tiếp theo mở hộp thoại Format Cells bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+1 hoặc nháy phải chuột vào vùng được chọn, và trong danh sách vừa hiện ra, bạn hãy tìm và nháy chọn vào tùy chọn Format Cells như hình.
Trong hộp thoại Format Cells, các bạn nháy chọn thẻ Protection ở cuối dãy. Trong khung của Protection, các bạn nháy chuột vào ô vuông nhỏ trước tùy chọn Locked để bỏ tích và mở khóa trang tính như hình dưới:
Sau đó, chỉ cần nhấn OK để hoàn thành thôi. Bây giờ bạn đã mở khoá xong cho toàn bộ trang tính Excel 2016 2013 2010 2007 2003 rồi đó.
Bước 2: Chọn công thức muốn khoá trên file Excel
Ở đây bạn có thể chọn một vài công thức để khoá hoặc chọn khoá tất cả các công thức trong trang tính luôn.
- Để chọn khoá một số công thức: Nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt chọn các công thức mà bạn muốn khoá nếu các công thức đó không liên tiếp. Còn nếu các công thức đó nằm liên tiếp nhau, bạn hãy nhấn giữ phím Shift sau đó chọn công thức đầu tiên và cuối cùng của dãy công thức nhé.
- Để chọn khoá toàn bộ các công thức: Đầu tiên bạn hãy nháy chọn tab Home trên thanh menu của giao diện. Trong bảng chọn của Home, tìm nhóm Editing và click vào mũi tên nhỏ của tùy chọn Find and Select nằm trong Editing để làm xuất hiện danh mục như hình dưới:
Trên danh mục các tùy chọn, bạn hãy nháy chọn Go to Special để mở hộp thoại Go to Special.
Trong hộp thoại này có rất nhiều tùy chọn cho bạn lựa chọn, tuy nhiên chúng ta đang chỉ muốn khoá công thức excel thôi nên bạn hãy đánh dấu chọn vào một mục Formulas thôi nha. Xong rồi bạn nhớ nháy OK để lưu lại nhé. Lúc này bạn khi quan sát trang tính bạn sẽ thấy những ô có công thức trên giao diện bảng tính sẽ được đánh dấu như hình dưới đây:
Bước 3: Khoá các ô tính chứa công thức trong Excel
Để tiến hành khóa ô tính có công thức, bạn cần mở hộp thoại Format Cells lần nữa. Tương tự ở trên, bạn chỉ cần nháy phải chuột vào ô tính bất kỳ chọn Format Cells trong danh mục hiện lên hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để nhanh chóng bật hộp thoại. Trong hộp thoại Format Cells vừa mới hiện ra, bạn nháy vào thẻ Protection ở cuối dãy menu được đánh dấu trong hình dưới.
Lúc này cửa sổ của Protection hiện ra, bạn hãy đánh dấu chọn vào ô trống trước mục Locked và nhấn OK để lưu lại nha. Hình minh họa:
Khi bạn thực hiện thao tác xong này người dùng khác sẽ không thể xoá, sao chép hay ghi đè lên công thức của bạn được. Tuy nhiên nếu chỉ dừng ở bước này thì công thức của bạn vẫn chưa an toàn đâu, vì tính năng khóa Locked này chỉ có tác dụng khi bạn bật chế độ bảo vệ trang tính Protect Sheet thôi.
Do đó, bạn cần phải thực hiện thêm thao tác bảo vệ trang tính bằng cách: vào bảng chọn Home chọn Format sau đó click vào Protect Sheet hoặc nháy chọn vào thẻ Review trên thanh menu và chọn vào tùy chọn Protect Sheet trong nhóm Changes như hình:
Lúc này, hộp thoại Protect Sheet sẽ xuất hiện, bạn hãy gõ mật khẩu bảo vệ cho công thức của mình vào ô Password to unprotect sheet nha. Mật khẩu này dùng để tăng thêm tính bảo mật và đảm bảo rằng ai cũng không thể chỉnh sửa được ô tính. Thế nên nếu sau này bạn còn muốn chỉnh sửa lại công thức của mình thì nhớ cố gắng đừng quên mật khẩu nhé nếu không anh chị cũng đang thực hiện khóa công thức excel với chính mình đó
Thêm nữa, ở hộp thoại này bạn còn có thể cài đặt các thao tác được cho phép trong bảng tính của mình.
Ví dụ: Nếu bạn chỉ đánh tick vào hai mục Select locked cells và Select unlocked cells thì kết quả nhận được là những người được bạn chia sẻ bảng tính sẽ chỉ có thể thực hiện thao tác chọn ô tính (bao gồm cả ô bị khóa và không bị khoá) trong bảng tính.
Ngoài ra còn có rất nhiều tùy chọn khác mà bạn có thể cài đặt có hay không được phép thực hiện trong bảng tính của mình như: sắp xếp, tự động lọc, định dạng ô, xóa hoặc chèn các hàng và cột, đánh dấu tùy chọn tương ứng trong danh sách… Bạn muốn cho phép hành động nào được thực hiện thì chỉ việc đánh tick vào ô trống trước tùy chọn đó thôi. Cuối cùng, khi bạn đã chọn xong, đừng quên nhấn OK nhé.Vậy tới đây đã kết thúc chưa?
Chưa đâu, ngay sau khi nhấn OK, hộp thoại Comfirm Password (Xác nhận mật khẩu) sẽ xuất hiện và yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu đã đặt cho công thức ở trên.
Việc này sẽ giúp bạn tránh được việc bảng tính Excel bị khóa vĩnh viễn nếu lỡ nhập sai ở trên. Vậy nên hãy kiên nhẫn nhập lại mật khẩu và nhấp vào OK nhé. Ta da! Vậy là bạn đã thực hiện xong việc khoá các công thức trong Excel rồi đó. Khi quay lại bảng tính, bạn sẽ thấy ô tính chứa công thức không còn bị đánh dấu bằng biểu tượng công thức như lúc đầu nữa. Khi có ai đó nhấp chuột vào chỉnh sửa ô chứa công thức thì thông báo sẽ bật ra như hình dưới:
Bây giờ nếu bạn muốn chỉnh sửa công thức của mình, bạn cần phải mở khóa công thức bằng cách làm thực hiện các thao tác ngược lại.
- Bước 1: Vào bảng chọn Review và nháy chọn Unprotect Sheet hoặc nháy vào tab Home trên thanh menu, chọn Format, trong các tùy chọn của Format, chọn Unprotect Sheet để mở hộp thoại Unprotect Sheet.
- Bước 2: Trong hộp thoại Unprotect Sheet, bạn hãy nhập mật khẩu của công thức vào ô Password to unprotect sheet và nháy OK để mở khóa công thức và chỉnh sửa nhé.
Khi thực hiện xong thao tác khóa công thức Excel là bạn có thể yên tâm về tính bảo mật của công thức cũng như không phải lo lắng bảng tính sẽ bị chỉnh sửa lung tung nữa rồi. Tuy đây chỉ là một thao tác đơn giản, dễ thực hiện nhưng lại rất cần thiết và là một trợ thủ đắc lực để đảm bảo sự ổn định, tính bảo mật và nhất quán của bảng tính khi chia sẻ ra bên ngoài. Mong rằng các bạn sẽ thực hiện thành công và bảo vệ được trang tính của mình. Các bạn cũng có thể tham khảo thêm các chủ đề khác mà mình đã chia sẻ tại phần mục Tự học Excel thuộc website blog hỗ trợ nữa đó.
