Đối với người mới sử dụng Excel thì việc lỗi dữ liệu ở định dạng số rất khó để khắc phục cũng như cách để kiểm tra tình trạng lỗi dữ liệu dạng number trên bảng tính cũng vô cùng khó khăn. Chính vì thế, có rất nhiều bạn muốn biết được phương pháp giúp kiểm tra tình trạng này cũng như cách sửa lỗi định dạng số trong Excel. Nên trong phần tự học này của updatemoi.com mình xin được chia sẻ đến các bạn cách kiểm tra dữ liệu định dạng số và phương pháp khắc phục trong Excel như thế nào ở các phần mục bên dưới cho các bạn cùng tham khảo nhé!
Xem Nhanh Mục Lục
Tác hại của lỗi định dạng số trong Excel gây ra
Như đã chia sẻ ở trên thì lỗi mà bạn gặp phải là một nhánh trong việc xảy ra lỗi dữ liệu dạng số trong Excel. Khi gặp phải lỗi này nó gây ra một ảnh hưởng khá nghiêm trọng dẫn đến sai số khi người dùng lập báo cáo hay tính toán. Dưới đây thì mình xin chia sẽ những tác hại của dạng lỗi này sẽ gây ảnh hưởng hư nào ở phía bên dưới đây:
- + Sai số về thao tác nhập dữ liệu trong Excel
- + Sai về phần định dạng của dữ liệu trong Excel
Cách khắc phục lỗi xử lý dữ liệu định dạng số trong Excel
Sau khi đã rõ những dạng lỗi và hậu quả mà nó gây ra thì chắc hẳn khi gặp phải trường hợp này này mọi vấn đề thì mình cũng xin được chia sẻ tiếp những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này trong microsoft Excel
Cách kiểm tra, phát hiện ra lỗi dữ liệu định dạng số
1. Sử dụng công cụ Autofilter
Việc sử dụng công cụ Autofilter giúp cho người dùng Excel có thể dễ dàng kiểm tra được dạng lỗi số trong Excel dễ dàng nhất. Với dữ liệu dạng số tự động thì dữ liệu lọc của công cụ Autofilter này theo quy tắc
Ngoài ra nếu như không tìm thấy khi sử dụng cách này thì có thể tham khảo thêm 3 cách còn lại
+ Tăng từ nhỏ đến lớn
+ Nếu trong file có ký tự dạng số thì nó sẽ nằm ở cuối danh sách đó
2. Dạng Number có thể tính toán được
Ngoài việc sử dụng công cụ Autofilter mình chia sẻ ở trên ra để phát hiện lỗi các bạn cũng có thể dựa trên một nguyên tắc như sau để phát hiện ra lỗi
+ Dạng Number có thể tính toán ( nhân, chia, cộng, trừ ) được
+ Dạng dữ liệu thì không
Như vậy thì theo như quy tắc mà ở trên mình đã chia sẻ bạn có thể áp dụng để kiểm tra xem dữ liệu đó trong file có bị sai hay không khi thực hiện các phép tính cơ bản. Nếu như kiểm tra mà gặp phải lỗi #VALUE thì không phải là dạng Number nhé!
Cách sửa lỗi dữ liệu định dạng số trong Excel
Bước 1 : Đầu tiên, trong file Excel bạn chọn toàn bộ các cột dữ liệu dạng số như hình minh họa thì bạn bôi toàn bộ cột E và nhấn vào Format Cells và chọn Number
+ Use 1000 separator : Đây là sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn
+ Decimal Places : Nó giúp số sau dấu phấy là mấy chữ số
Tại đây thì bạn có thể tương tự như dạng Number bạn chuyển được sang Accounting hay Currency như hình minh họa bên dưới
Ở bước này các bạn thống nhất chúng về cách hiển thị dữ liệu và định dạng tránh việc hiển thị không đồng đều nhé
Bước 2 : Lọc lỗi kí tự để sửa trong Excel ( cách đầu tiên )
Ở đây các bạn có thể căn cứ vào giá trị lớn nhất trong công cụ AutoFilter để lọc ( nếu những số nào có lỗi thì thực hiện nhập lại là xong )
+ Ở phần phía trước là những đó định dạng đúng
+ Ở phần phía sau là lỗi định dạng sai ( có lỗi )
Bước 2.1 : Sửa lỗi bằng hàm Value trong Excel (cách thứ 2)
Như ở bước thứ 2 là các bạn sửa trực tiếp ở bảng tính thì ở cách thứ 2 các bạn có thể tạo một cột phụ trong file Excel và sử dụng hàm Value để chuyển đổi giá trị trong bảng tính về đúng với dạng số. Các bạn có thể thực hiện như sau :
- Khi sửa lỗi copy file đó ra một Sheet khác và xử lý lỗi ở trên dữ liệu được copy để tránh việc các bạn sửa lỗi trên Excel bị mất dữ liệu
- Các bạn sử dụng tính năng Replace để xóa các ký tự thừa trong Excel đó ( dấu chấm, phẩy, chấm phẩy… )
- Sau khi kết quả hàm Value trả về thì bạn sử dụng copy và dán speceal > để trả về kết quả của dữ liệu
Tổng kết
Sau khi thực hiện các bước hướng dẫn được updatemoi.com chia sẻ bên trên nguyên nhân, ảnh hưởng của lỗi định dạng số trong excel kèm theo đó là phương pháp khắc phục vấn đề này ở phía trên. Mọi người chú ý thực hiện theo từng bước để sửa lỗi này trên file bảng tính của mình nhanh chóng nhé và cũng đừng quên theo dõi danh mục tự học excel thuộc website updatemoi.com để có thêm nhiều kiến thức hơn khi sử dụng.
