Cách sử dụng hàm COUNTIF với một điều kiện trong Excel

Hàm COUNTIF là hàm đếm có điều kiện trong Excel. Hàm COUNTIF nằm trong số các hàm thống kê để đếm số lượng ô đáp ứng một điều kiện. Với các bạn làm kế toán hay các bạn thường xuyên phải làm việc với Excel thì việc ứng dụng hàm này là khá cần thiết. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn cách sử dụng hàm đếm có điều kiện, cụ thể là cách sử dụng của hàm COUNTIF. Các bạn cùng theo dõi bài viết bên dưới nhé.

Cú pháp của hàm COUNTIF trong Excel

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• Range: Vùng chứa các ô muốn đếm, muốn thống kê
• Criteria: Điều kiện mà bạn muốn thiết lập có thể dưới dạng một số, kí tự hoặc một logic, nó chỉ định những giá trị nào sẽ được đếm.

Cách sử dụng hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF dùng để đếm các ô thỏa mãn một điều kiện trong một phạm vi.

• Điều kiện phải được đặt trong dấu ngoặc kép “”
• Đối với việc đếm sử dụng điều kiện là các phép so sánh lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=), có hai kiểu đặt điều kiện thường được sử dụng là điều kiện trực tiếp và điều kiện tham chiếu.

–  Điều kiện trực tiếp: Là điều kiện được đặt trong dấu ngoặc kép ” >a”, “>=a”,”<a”,… Trong đó a là điều kiện so sánh.

–  Điều kiện tham chiếu: Là so sánh trong dấu ngoặc kép kết hợp cùng ký tự &  .Ví dụ “>”&D9 , Trong đó D9 là ô được tham chiếu tới.

• Trong trường hợp muốn đếm tất cả các ô chứa một từ hoặc một cụm từ,… thì chúng ta sử dụng ký tự đại diện(wildcard), dấu chấm hỏi (?) và dấu sao (*) trong criteria. Một dấu chấm hỏi (?) tương ứng với một ký tự đơn lẻ, một dấu sao (*) với chuỗi ký tự bất kỳ.

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng của hàm COUNTIF, các bạn hãy tham khảo các ví dụ bên dưới.

Các ví dụ minh họa sử dụng hàm COUNTIF trong Excel

Ví dụ 1: Cách dùng hàm COUNTIF với chữ cái, số trùng khớp và đếm với phép so sánh

Cho bảng dữ liệu về bảng lương tháng 10.2019 của công ty A.

1. Tính số nhân viên trong phòng IT.

2. Đếm số nhân viên có lương từ 10 triệu trở lên.

3. Có bao nhiêu nhân viên có lương lớn hơn nhân viên Nguyễn Thị Hòa.

 

• Để tính số nhân viên trong phòng IT ta áp dụng công thức sau: Tại ô D15=Countif(C3:C12,”IT”)

Trong đó C3:C12 là vùng chứa các ô muốn đếm( phòng ban), “IT” là điều kiện đếm. Sau đó nhấn enter thì chúng ta có kết quả là 4.

 

• Để tính số nhân viên có lương lớn hơn 10 triệu, tại ô D16= Countif(D3:D12,”>10000000″).

Trong đó D3:D12 là vùng chứa các ô muốn đếm (Tổng lương), “>10000000” là điều kiện đếm(lớn hơn 10 triệu)

 

• Để đếm số nhân viên có lương lớn hơn nhân viên Nguyễn Thị Hòa. Tại ô D17= Countif(D3:12,”>”&D3)

Trong đó D3:12 là vùng chứa các ô muốn đếm, D3 là ô tham chiếu tới( Là tổng lương của Nguyễn Thị Hòa)

 

Ví dụ 2. Cách dùng hàm COUNTIF để kiểm tra sự trùng lặp và sử dụng ký tự đại diện (wildcard)

Cho bảng số lượng bán ra một tháng của công ty A.

1. Kiểm tra xem việc nhập liệu có bị trùng lặp không?

2. Thống kê có bao nhiêu loại PP được bán ra trong tháng?

 

Hướng dẫn: 

1. Tại ô F3, chúng ta đặt công thức =COUNTIF(B3:B14, B3). Trong đó B3:B14 là vùng dữ liệu đếm( sử dụng cột mã code để kiểm tra). B3 là điều kiện đối chiếu, khi kéo công thức xuống dưới Criteria sẽ chạy từ B3 đến hết B14.

 

Sau đó chúng ta nhấn enter và kéo công thức xuống các ô còn lại. Chúng ta có kết quả như bên dưới.

 

Nhìn vào kết quả, lọc những giá trị khác 1, là những mã hàng đang bị nhập liệu trùng lặp để gộp hoặc loại bỏ giúp bảng nhập liệu được chính xác hơn.

2. Tại ô E16, đặt công thức = Countif(C3:C14,”PP*”), trong đó C3:C14 là vùng dữ liệu đếm, “PP*” là điều kiện đếm, sử dụng ký tự đại diện để đếm tất cả loại PP.

Chúng ta có kết quả là 4 như bên dưới.

 

Trong trường hợp có mã hàng trùng lặp thì các bạn nên loại bỏ trước khi đếm, vì đếm bằng ký tự đại diện sẽ không loại bỏ được những trường hợp này.

Qua các ví dụ trên chắc hẳn các bạn đã nắm rõ được cách sử dụng và chức năng của hàm COUNTIF trong Excel để ứng dụng vào trong công việc và học tập.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm COUNTIF trong Excel

• Hàm COUNTIF trả về kết quả sai khi sử dụng điều kiện với các chuỗi ký tự lớn hơn 255 ký tự.
• Criteria: Không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong chuỗi văn bản. Ví dụ điều kiện “N” hay “n” là như nhau. Có những trường hợp không cần chính xác như vậy, nhưng có trường hợp thì vấn đề này lại ảnh hưởng đến việc tìm kiếm.
• Khi đếm giá trị văn bản, đảm bảo dữ liệu không chứa khoảng trắng ở đầu, khoảng trắng ở cuối. Việc sử dụng không đồng nhất có thể trả về kết quả không như mong muốn.
• Công thức COUNTIF gặp lỗi #VALUE! khi tham chiếu tới một trang tính khác( Nếu công thức có chứa hàm tham chiếu đến ô hoặc phạm vi trang đó không được mở)

Tổng kết

Trên đây mình đã hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm với một điều kiện. Cách dùng hàm này cũng khá đơn giản phải không nào. Trong trường hợp các bạn phải đếm với nhiều điều kiện thì sẽ sử dụng hàm COUNTIFS. Các bạn hãy tham khảo bài viết cách dùng hàm COUNTIFS ở chủ đề tự học Excel của https://updatemoi.com.com nhé.