Hàm IF trong Excel là một trong những hàm nếu như bạn làm việc thường xuyên với bảng tính này thì chắc chắn sẽ luôn sử dụng đến nó. Nói về IF thì đây là một hàm trong Excel có tác dụng giúp kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị điều kiện được đáp ứng hoặc ngược lại. Nếu như bạn đang muốn tìm hiểu về hàm IF trong Excel thì có thể tham khảo bài viết ở phía dưới đây trong đó có nêu ra công thức, cách sử dụng phổ biến cũng như các lưu ý khi sử dụng hàm này.
Xem Nhanh Mục Lục
Công thức của hàm IF trong Excel
Trong hàm IF nó cho phép người dùng có thể tạo so sánh, đánh giá giữa một giá trị và một giá trị dự kiến mà người dùng chỉ định. Ở đây ám chỉ điều kiện phải là TRUE và nếu là FALSE thì nó sẽ chỉ định một giá trị khác. Theo đó thì công thức của hàm này sẽ có dạng
IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Hoặc dễ hiểu hơn
=IF(Điều gì đó là True, thì làm gì, nếu không thì làm gì khác)
Như các bạn đã thấy thì ở hàm IF trong excel này có 3 tham số trong đó có 2 tham số đầu tiên là bắc buộc còn tham số cuối cùng thì không bắt buộc. Để các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này mình xin được chia sẻ thêm về công thức trên :
logical_test : Đây là một điều kiện bắt buộc mà người dùng cần phải kiểm tra với 2 khả năng TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Các bạn nên lưu ý ở đây thì các bạn cần phải chỉ rõ ký tự, con số, ngày tháng hay bất cứ biểu thức nào nhé.
- Ở đây mình có thể lấy ví dụ minh họa về trường hợp này là B1=10 hoặc B1>10, B1<12/1/2014 hay B1=”sold”
Value_if_true : Ở đây cũng là một điều kiện bắt buộc với giá trị mà khi trả về ở logical_test là đúng (hoặc cũng có thể nói là điều kiện thỏa mãn)
- Ở đây mình có thể lấy ví dụ minh họa về trường hợp này đối với C1 lớn hơn 20 thì sẽ có cú pháp =IF(C1>20, “OK”)
Value_if_false: Đối với tham số này thuộc dạng tùy chọn (tức là có cũng được mà không có cũng chẳng sao) điều này chỉ thực hiện khi mà giá trị bạn muốn trả về trong Excel ở tham số logical_test là SAI (FALSE)
- Ở đây mình có thể lấy ví dụ minh họa nếu như bạn muốn sử dụng tham số Value_if_false này vào công thức phía bên trên. Trong đó thì ở cột B sẽ có 9 hàng với các số ngẫu nhiên trong đó ta sẽ có công thức =IF(B1>10, “Good”, “Bad”). Trong đó các số ở cột B mà lớn hơn 10 thì sẽ mặc định là Good và ngược lại
Video hướng dẫn cách sử dụng hàm IF nâng cao
Chia sẻ video này ở đây chắc hẳn là không được ổn cho lắm nhưng video về hàm IF nâng cao này mình thấy khá là hữu ích các bạn có thể vừa ôn lại hàm IF trước tiên và tham khảo thêm về nâng cao sẽ giúp việc tiếp thu trở nên tốt hơn bao giờ hết
Video hướng dẫn cách sử dụng hàm IF nâng cao của Microshoft trong Excel
Những điều cần lưu ý về hàm IF trong Excel
Ở công thức của hàm IF phía trên thì có tham số đầu tiên bắt buộc người dùng phải đặt điều kiện thì chắc chắn phải có rồi nhưng ở 2 biến cuối cùng tuy là bạn có thể thêm hoặc không nhưng khi thực hiện công thức trong bảng tính Excel thì vẫn có khả năng gặp phải các giá trị không mong đợi. Ở đây mình sẽ nêu ra 4 trường hợp cơ bản khi sử dụng hàm này phía dưới đây mà các bạn cần lưu ý
Bỏ qua value_if_true trong IF
Trong trường hợp bạn muốn loại bỏ biến value_if_true trong công thức IF thì hàm này sẽ tự nhận định rằng kết quả trả về sẽ là 0 nếu điều kiện chính được đáp ứng. Mình có một ví dụ lấy ở bên trên đó là khi cột B với các số lớn hơn 10 (công thức : B1>10,,”Bad” hoặc B1>10,””,”Bad”) thì sẽ có kết quả như hình ảnh bên dưới
Bỏ qua value_if_false trong IF
Trong trường hợp tiếp theo đó chính là bỏ qua value_if_false trong công thức IF (điều này áp dụng nếu người dùng không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra khi mà điều kiện không được đáp ứng. Mình lấy luôn công thức IF ở bên trên làm ví dụ minh họa ở dạng này cho liên mạch ( công thức : B1>10, “Good”, hoặc B1>10, “Good”) thì sẽ có kết quả như sau
Hiển thị giá trị TRUE, FALSE trong IF
Đối với trường hợp các giá trị trong bảng tính Excel của bạn muốn hiển thị dướng dạng TRUE, FALSE ( đúng hoặc sai) thì để đạt được trong biến value_if_true của công thức nhất định phải có TRUE còn ở biến value_if_false có thể để FALSE hoặc không cũng được nhé. (Minh họa B1>10, TRUE, FALSE hoặc B1>10, TRUE, FALSE đều được)
Sử dụng hàm IF trong Excel như một phép toán
Như ở đầu bài viết mình có chia sẻ thì hàm IF trong Excel giúp kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị điều kiện được đáp ứng hoặc ngược lại. Thế nhưng, hàm IF này cũng có thể sử dụng như một phép toán và trả về một kết quả. Để biến hàm IF như một phép toán thì người dùng cần sử dụng công thức số học hoặc các hàm khác trong Excel ở value_if_true, value_if_false. Để hình dung một cách rõ hơn thì ở đây mình có 2 ví dụ sử dụng hàm IF là =IF(B1>C1, D3*10, D3*5) và =IF(B1<>C1, SUM(B1:E1), “”)
Trong đó :
- Ở ví dụ đầu tiên là việc so sánh giữa 2 cột B và C trong tình huống này những giá trị nằm trong B1 lớn hơn C1 thì kết quả sẽ là ô D3 trong Excel nhân với 10. Ngoài ra nếu C1 lớn hơn B1 thì D3 sẽ nhân với 5
- Ở ví dụ 2 sẽ so sánh B1 và C1, trong trường hợp mà B1 không bằng với C1 thì giá trị sẽ là tổng của toàn bộ giá trị từ ô B1 đến E1 và nếu như B1 bằng với C1 thì sẽ là một chuỗi rỗng
Tổng hợp các ví dụ sử dụng hàm IF trong Excel
Ví dụ 1:
Ở ví dụ này là một trong những trường hợp sử dụng câu lệnh IF để nhằm chuyển đổi các điểm kiểm tra của học viên thành loại điểm theo chữ cái tương đương trong Excel như hình minh họa bên dưới
- Ở đây thì mình sử dụng công thức : =IF(D2>89,”A”,IF(D2>79,”B”,IF(D2>69,”C”,IF(D2>59,”D”,”F”))))
Giải đáp : Nhìn câu lệnh này các bạn có thể dễ dàng để có thể thấy rằng lệnh IF được lồng với nhau nhìn khá rối mắt (đối với newbie) nhưng nó tuân theo một logic khá là dễ hiểu. Trong đó :
- Điểm của học viên lớn hơn 89 sẽ nhận loại A
- Điểm của học viên lớn hơn 79 sẽ nhận loại B
- Điểm của học viên lớn hơn 69 sẽ nhận loại C
- Điểm của học viên lớn hơn 59 sẽ nhận loại D
- Các trường hợp điểm khác của học viên sẽ nhận loại F
Ngoài ra, đối với công thức ở trên thì không có khả năng thực tế bởi nó sẽ không thay đổi nhiều đối với học viên bởi như bạn đã biết loại khá (B) cũng có loại khá trung bình, khá tiên tiến. Đồng nghĩa với việc học lực theo điểm số sẽ cần phải có dạng B+, B và B- nữa. Chính vì thế nên ở lệnh IF với 4 điều kiện bên trên ( không tính loại F) sẽ được chuyển đổi sang lệnh có 12 điều kiện như sau :
=IF(B2>97,”A+”,IF(B2>93,”A”,IF(B2>89,”A-“,IF(B2>87,”B+”,IF(B2>83,”B”,IF(B2>79,”B-“, IF(B2>77,”C+”,IF(B2>73,”C”,IF(B2>69,”C-“,IF(B2>57,”D+”,IF(B2>53,”D”,IF(B2>49,”D-“,”F”))))))))))))
Ví dụ 2:
Ở ví dụ tiếp theo là sử dụng hàm IF cho ngày tháng thì người sử dụng cần phải kết hợp với hàm DATEVALUE để có thể tạo thành một biểu thức logic. Ở đây sẽ có dạng công thức như sau : =IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)
Như ảnh mình mới chia sẻ về một công thức sử dụng hàm IF kết hợp với hàm DATEVALUE để đánh giá ngày tháng trong C và nếu như game được diễn ra trước ngày 19 tháng 11 thì sẽ trả về giá trị là Completed và nếu như sau ngày 19 tháng 11 sẽ trả về giá trị Coming soon
Ví dụ 3:
Trong ví dụ này chắc hẳn là một trong những trường hợp khá phổ biến được sử dụng khi tính toán tiền hoa hồng khi bán hàng dựa theo mức doanh thu mà cửa hàng đó đạt được như hình minh họa bên dưới
Tại đây các bạn có thể thấy công thức được sử dụng là =IF(C9>15000,20%,IF(C9>12500,17.5%,IF(C9>10000,15%,IF(C9>7500,12.5%,IF(C9>5000,10%,0))))). Trong đó
- C9 Lớn Hơn 15.000 thì trả về 20,0 %
- C9 Lớn Hơn 12.500 thì trả về 17,5 %
- C9 Lớn Hơn 10.000 thì trả về 15 %
- C9 Lớn Hơn 7500 thì trả về 12,5 %
- C9 Lớn Hơn 5000 thì trả về 10 %
Đây cũng là một ví dụ khá hay khi sử dụng lệnh IF trong Excel. Trong trường hợp này thì công ty, doanh nghiệp đó thêm các mức độ bồi thường mới hay thay đổi các giá trị phần trăm thì sao nhỉ ? Thử một công thức hàm IF khác không theo thứ tự xem sao nhé :
Các bạn có thể so sánh 2 trường hợp mà mình vừa đưa ra và có thể thấy rằng việc sử dụng hàm IF trong ví dụ thứ 3 này hoàn toàn là một sai lầm và nó gây ra lỗi khi tính tiền hoa hồng. Đối với thứ tự này từ thấp đến cao ($5.000 đến $15.000), không thể so sánh được và đây là vấn đề quan trọng vì công thức không thể chuyển đánh giá đầu tiên cho mọi giá trị trên $5.000. Nếu như sử dụng hàm IF trong trường hợp này thì thực chấ doanh thu $12.500 nhưng câu lệnh IF sẽ trả về 10 % vì câu lệnh lớn hơn $5.000 và sẽ dừng lại ở đó.
Với trường hợp này việc sử dụng hàm VLOOKUP thay vì tạo công thức phức tạp bằng hàm IF sẽ là ưu tiến số 1. Hãy thử xem khi thực hiện hàm này sẽ ra kết quả như nào nhé
Các bạn có thể xem qua những thông tin về lệnh này qua đường dẫn sau : Hàm VLOOKUP
Ví dụ 4:
Ở ví dụ tham khảo tiếp theo mà mình muốn chia sẻ được phân loại ra làm 2 trường hợp hàm IF phân biệt chữ hoa chữ thường và không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong một ví dụ trả về giá trị Yes hoặc No ở phía bên dưới đây :
Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa, chữ thường
Thông thường thì khi bạn sử dụng lệnh IF trong Excel sẽ được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường và điều này cũng giúp cho các biểu thức logic của bạn khi có chứa các chữ hoa trong công thức cũng sẽ cho ra giá trị giống như với chữ thường. Ở đây mình có một công thức như vậy =IF(C2=”delivered”, “No”, “Yes”).
Trong đó các bạn có thể thấy được rằng các giá trị trong cột C ở file Excel này có bao gồm “Delivered” sẽ được trả về là No cho dù là delivered, Delivered, hay DELIVERED.
Nếu như bạn muốn giá trị trả về chính xác như điều kiện văn bản mà mình đã chia sẻ thì có thể sử dụng phép so sánh trong câu lệnh trên kèm theo đó là đổi chỗ của 2 tham số như lệnh này : =IF(C2<>”delivered”, “Yes”, “No”)
Công thức hàm IF phân biệt chữ hoa chữ thường
Ngoài ra, nếu như bạn muốn biểu thực logic của mình có thể phân biệt được chữ hoa chữ thường thì có thể sử dụng lệnh IF kết hợp với EXACT bằng cách so sánh 2 chuỗi giá trị trỏ về nếu đúng sẽ là TRUE còn nếu giá trị sai sẽ thành FALSE. Ở đây khi mình sử dụng hàm EXACT này sẽ có công thức như sau :
=IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)
Trong đó, công thức này sẽ giúp trong file Excel của bạn áp dụng và tìm các giá trị in hoa (DELIVERED) trong cột C và hiển thị một cách chính xác. Lưu ý rằng khi bạn sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì cần phải luôn đi kèm dấu ngoặc kép nhé. Ngoài ra thì với việc kết hợp với hàm EXACT có thể giúp file Excel phân biệt được chữ hoa, chữ thường nhưng nó lại không phân biệt được định dạng
Các toán tử thường được sử dụng trong hàm IF
| Điều kiện | Toán tử | Ví dụ trong hàm IF về công thức | Mô tả về ví dụ |
| Lớn hơn | > | =IF(C2>10, “Good”,) | C2 nếu lớn hơn 10 thì sẽ nhận giá trị “Good” còn nếu không sẽ là 0 |
| Nhỏ hơn | < | =IF(C2<10, “Good”, “”) | C2 nếu nhỏ hơn 10 thì sẽ nhận giá trị “Good” còn nếu không sẽ trả giá trị là chuỗi ký tự rỗng |
| Bằng | = | =IF(C2=10, “Good”, “Wrong”) | C2 nếu bằng 10 thì sẽ nhận giá trị “Good” ngược lại thì sẽ hiển thị “Wrong” |
| Khác | <> | =IF(C2<>10, “Wrong”, “Good”) | C2 khác 10 thì sẽ nhận giá trị “Wrong”, còn nếu không sẽ hiển thị “Good” |
| Lớn hơn hoặc bằng | >= | =IF(C2>=10, “Good”, “Poor”) | C2 nếu lớn hơn hoặc bằng 10 thì sẽ nhận giá trị “Good” ngược lại thì sẽ hiển thị Poor |
| Nhỏ hơn hoặc bằng | <= | =IF(C2<=10, “Good”, “”) | C2 nếu nhỏ hơn hoặc bằng 10 thì sẽ nhận giá trị “Good” ngược lại thì sẽ hiển thị là chuỗi ký tự rỗng |
Tổng kết
Như vậy thì trong bài viết này mình đã giới thiệu đến các bạn về hàm IF trong Excel cũng như những thông tin cùng các ví dụ và video từ cơ bản đến nâng cao để các bạn có thể dễ dàng hơn trong việc làm quen và tự học Excel cho mình. Chúc các bạn thành công
