Khi bạn có dữ liệu với hàng nghìn dòng, bạn cần phải thống kê thì Pivot Table sẽ là lựa chọn ưu tiên hàng đầu mà bạn nên nghĩ đến. Pivot Table là công cụ giúp tổng hợp dữ liệu theo nhóm, phân tích dữ liệu theo nhiều yêu cầu, góc độ, tạo báo cáo một cách nhanh chóng. Nếu bạn thường xuyên phải làm việc với excel, làm báo cáo thì quả thực pivot table sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều cho công việc của bạn. Một trong những tính năng thông minh và hữu dụng nhất của excel. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng pivot table, cùng với các ví dụ minh họa, các bạn cùng tham khảo nhé.
Xem Nhanh Mục Lục
Làm sao để tạo một Pivot Table trong excel?
Bước 1: Các bạn chọn Insert trên thanh công cụ, kích chuột vào ô Pivot Table như hình minh họa,sẽ có 2 sự lựa chọn cho bạn
- Chọn Pivot table nếu chỉ muốn tạo bảng thống kê.
- Chọn Pivot Chart nếu muốn tạo bảng thống kê, có biểu đồ.
Bước 2: Dù chọn hình thức nào thì sau khi chọn Pivot table, xuất hiện hộp thoại CreatPivotTable.
- Trong phần Table/Range sẽ hiển thị địa chỉ vùng chứa dữ liệu. Tại đây, các bạn cần điền giới hạn dòng, cột bảng dữ liệu.
- Ở Choose where you want the PivotTable report to be placed, đó là nơi mà các bạn muốn đặt báo cáo. Chọn New Worksheet nếu muốn tạo một sheet mới riêng biệt. Chọn Existing Worksheet nếu muốn đặt tại sheet hiện tại. Chú ý sheet phải còn đủ khoảng trống để đặt, các bạn cũng có thể chọn vị trí để đặt ở ô Location.
Sau đó các bạn chọn OK để khởi tạo nhé.
Bước 3: Giao diện bảng tính xuất hiện hôp thoại PivotTable Field List phía bên phải màn hình. Ở đây có hai mục:
- Mục đầu tiên Choose fields to add to report (chọn trường dữ liệu để thêm vào báo cáo)
- Mục thứ hai Drag fields between areas below (4 vùng để thả các trường dữ liệu được kéo hoặc chọn từ trường dữ liệu ở trên)
– Report fiter : Vùng lọc dữ liệu
– Column labels: Tên cột, chọn trường hình thành các cột
– Row labels: Tên dòng, chọn trường hình thành lên các dòng.
– Values: Giá trị muốn hiển thị, dạng số.
Bước 3: Sau khi chọn các trường và điều chỉnh tùy theo dạng báo cáo mà bạn mong muốn thì bạn đã xong rồi đó, việc còn lại của bạn là căn chỉnh cho báo cáo được đẹp hơn thôi. Cái hay của Pivot Table là bạn tích chọn đến đâu, báo cáo sẽ hiển thị các trường đến đấy.
Vậy là bên trên mình đã hướng dẫn các bạn các bước cơ bản để tạo Pivot Table, bây giờ chúng ta hãy đi đến các ví dụ cu thể để cùng nhau thực hành nhé.
Sử dụng Pivot Table để thống kê đơn giản trong excel
Ví dụ 1: Dùng Pivot Table trong excel để tính lương cho công ty
Cho bảng lương của một công ty A trong tháng 10. Yêu cầu lập báo cáo tiền lương của từng bộ phận.
Hướng dẫn: Đầu tiên các bạn vào Menu chọn Insert, chọn Pivot Table như lý thuyết đã nói ở trên. Xuất hiện hộp thoại tạo Pivot Table, các bạn kéo chọn bảng dữ liệu.
Với ví dụ này mình chọn nơi đặt báo cáo là tạo sheet mới.
Nhấn OK, sheet mới của bạn xuất hiện giao diện như bên dưới. Trong mục Choose fields to add to report sẽ xuất hiện các trường dữ liệu ở bản dữ liệu.
Tùy theo yêu cầu, thông tin mà bạn muốn xuất hiện trên báo cáo mà bạn tích. Ví dụ này, bạn tích phòng ban, tổng lương. Nếu trường dữ liệu xuất hiện không đúng vị trí trong 4 vùng, bạn có thể kéo lại cho đúng như hình minh họa bên dưới.
- Kéo phòng ban vào vùng Row Labels
- Kéo Tổng lương vào vùng tổng Value
Ở vùng Value, bạn đang cần tính tổng, bạn kích vào mũi tên của trường bạn thả vào Value, hộp thoại mở ra, bạn chọn Sum và nhấn OK.
Ví Dụ 2: Dùng Pivot Table thống kê số lượng màn hình nhiều cửa hàng trong excel
- Mở dữ liệu bảng cần thống kê
- Chọn vùng tất cả cho dữ liệu cần thống kê( lưu ý các bạn nên bỏ lọc hết tất cả mới thực hiện được thao tác nhé)
- Click sang sheet bên cạnh của dữ liệu cần thống kê, sau đó chọn insert -> pivot table
- Khi Xuất hiện hộp thoại creatpivot table các bạn ấn chọn OK để tạo pivot table cho dữ liệu thống kê
- Sau khi chọn OK thì xuất hiện hộp thoại pivot table fields ở bên cạnh , ở hộp thoại này có 2 phần : choose fields to add to report và drag fields between areas below.
+ choose fields to add to report là để các bạn chọn các dữ liệu muốn thống kê
+ drag fields between areas below gồm 4 vùng để các bạn kéo thả dữ liệu từ trên choose fields to add to report xuống cho phù hợp để lọc ( filters- là vùng lọc dữ liệu, columns- là tên cột, Rows- là tên dòng, values- là giá trị muốn hiển thị)
Trong phần ví dụ 2 này mà updatemoi.com có nêu ở phần đầu đó là sử dụng Pivot Table thống kê số lượng màn hình vi tính ở nhiều cửa hàng trong excel nên muốn thống kê số lượng màn hình theo từng cửa hàng cho 1 dữ liệu tổng. Các bạn thực hiện các thao tác như trên, sau đó nhấp chuột trái vào phần cửa hàng kéo xuống phần rows, màn hình vi tính kéo xuống phần values
Phần values các bạn kích chuột vào dấu tam giác đen nhỏ cạnh màn hình, hộp thoại hiện lên các bạn chọn value filed settings, trong hộp thoại value filed settings các bạn trọn sum để thống kê theo yêu cầu .Trong từng trường hợp khác nhau các bạn có thể trọn hàm tính khác cho bảng thống kê.
Tổng kết
Trên đây trong chuyên mục tự học excel thuộc website updatemoi.com mình đã chia sẻ đến mọi người về cách để sử dụng tính năng Pivot Table trong excel, để thực hành trơn chu thì mọi người nên tìm hiểu tính năng này từ cơ bản đến nâng cao để vận dụng một cách tốt nhất. Đừng quên theo dõi phần nâng cao hơn dùng Pivot Table thông qua chuyên mục tự học của website
