Với những anh chị thường xuyên làm việc trên excel thì bên cạnh việc sao chép dữ liệu, anh chị chắc hẳn cũng hay cần sao chép định dạng để bảng tính trông đẹp hơn, hoàn thiện hơn và để truyền tải thông tin cũng hiệu quả hơn. Bởi vậy, hôm nay chuyên mục tự học bảng tính tại nhà này thì website Blog hỗ trợ sẽ chia sẻ tới mọi người chủ đề về những cách sao chép định dạng trong excel giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc nhanh chóng, hiệu quả nhất. Anh chị hãy cùng tham khảo trong bài viết dưới này nhé!
Xem Nhanh Mục Lục
Tổng hợp các cách sao chép định dạng trong File Excel
Cách sao chép định dạng trong excel bằng lệnh Copy và Paste:
Cách sao chép này chắc hẳn rất nhiều anh chị đã từng biết đến và có thể đã từng dùng. Đó là cách dùng lệnh Copy và lệnh Paste. Để thực hiện, anh chị nhấn chuột chọn ô/vùng chứa dữ liệu, nhấn chuột phải rồi chọn Copy:
Sau đó anh chị di chuyển chuột đến vị trí cần dán, nhấn chuột phải rồi chọn Paste Special… sẽ hiện ra các lựa chọn, anh chị nhấn vào biểu tượng có 2 dấu mũi tên như hình dưới đây:
.Kết quả là anh chị sẽ thu được như trong ảnh bên dưới đây:
Cách sao chép định dạng trong excel bằng công cụ Format Painter:
Đây là công cụ dễ thấy, nó nằm trong mục Clipboard của tab Home trong file excel của anh chị:
Công cụ này sẽ giúp anh chị sao chép hầu hết các định dạng như: Định dạng số (General, Percentage, Currency); đặc điểm font, cỡ và màu chữ; màu nền ô, bảng tính; đường viền ô, bảng tính. Chúng ta sử dụng công cụ này trong các trường hợp như sau:
Cách sao chép định dạng của một ô trong excel:
Bước 1: Nhấn chuột chọn ô có định dạng mà anh chị cần sao chép.
Bước 2: Trong tab Home, phần Clipboard, anh chị nhấn chọn mục Format Painter, lúc này con trỏ chuột sẽ chuyển thành hình cái chổi quét sơn.
Bước 3: Anh chị chỉ cần di chuyển chuột đến ô muốn dán định dạng và nhấn vào ô đó.
Cách sao chép định dạng cho 1 dãy ô trong excel:
Để nhanh chóng sao chép định dạng cho các ô gần kề với nhau, anh chị nhấn chọn ô cần copy định dạng rồi nhấn vào Format Painter xong rồi nhấn giữ chuột và kéo chuột hết vùng ô mà anh chị muốn thay đổi định dạng.
Cách sao chép định dạng cho các ô không liền kề nhau trong excel:
Khi các ô không nằm gần kề nhau, để sao chép định dạng, anh chị nhấn đúp chuột vào mục Format Painter, như vậy chức năng Format Painter sẽ được thực hiện cho các ô mà anh chị cần. Để kết thúc sao chép định dạng, anh chị nhấn phím Esc hoặc nhấn chuột vào mục Format Painter thêm một lần nữa.
Cách sao chép định dạng cho cột trong excel:
Để sao chép định dạng của cả cột, anh chị nhấn chuột chọn tiêu đề của cột cần sao chép sau đó nhấn Format Painter, rồi nhấn chuột chọn tiêu đề của cột mà anh chị muốn thay đổi định dạng.
Trong hình dưới đây định dạng mới đã được áp dụng cho cả cột:
Nếu muốn sao chép định dạng cho hàng, anh chị làm tương tự như trên này nhé .
Cách sao chép định dạng trong excel bằng chức năng Fill handle:
Chức năng Fill Handle thường được dùng để sao chép công thức nhưng nó cũng được dùng để sao chép định dạng. Mọi người làm như sau:
- Anh chị định dạng ô tùy theo ý muốn.
- Nhấn chọn ô đã được định dạng, di chuyển chuột tới vùng Fill Handle (ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô), đợi con trỏ chuột chuyển sang hình dấu cộng màu đen.
- Nhấn giữ và rê chuột qua ô mà anh chị muốn áp dụng định dạng mới.
- Thả chuột ra, nhấn vào hình tam giác nhỏ màu đen, nhấn chọn mục Fill Formatting Only.
Vậy là định dạng được giữ lại rồi đó và các giá trị của các ô thì được trả về giá trị ban đầu.
Lưu ý: Để sao chép định dạng cho cả cột từ ô đầu, nhấn đúp chuột vào phần Fill Handle rồi nhấn chọn hình tam giác và chọn mục Fill Formatting Only.
Cách sao chép định dạng trong excel bằng các phím tắt:
Nếu anh chị nào quen sử dụng bàn phím hơn sử dụng chuột thì có thể tham khảo cách sao chép định dạng bằng những phím tắt trong excel như các hướng dẫn dưới đây:
Cách sao chép định dạng trong excel bằng phím tắt Excel Format painter:
Anh chị không cần nhấn chọn mục Format Painter nữa mà làm theo nhưng bước sau đây:
- Nhấn chuột chọn ô có định dạng cần sao chép
- Nhấn lần lượt các phím sau trên bàn phím Alt, H, F, P. Trong đó các phím này có nghĩa là:
- Alt: kích hoạt phím này để thực hiện các lệnh trên thanh Ribbon.
- H: là để chọn tab Home
- F, P: là để chọn mục Format Painter
- Nhấn chọn ô mà anh chị muốn áp dụng định dạng
Cách sao chép định dạng trong excel bằng phím tắt excel format special:
Anh chị không cần dùng lệnh Paste Special rồi chọn Formats nữa mà làm nhanh như sau:
- Nhấn chuột chọn ô có định dạng cần sao chép
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép ô vừa chọn.
- Nhấn chọn ô mà bạn muốn áp dụng định dạng mới.
- Trong Excel các phiên bản từ 2010 – 2016, anh chị nhấn lần lượt tổ hợp phím Shift + F10, rồi nhấn phím S, R , sau cùng nhấn phím Enter.
- Nếu dùng phiên bản Excel 2007, anh chị nhấn tổ hợp phím Shift + F10, rồi nhấn phím S, T và sau cùng nhấn phím Enter. Trong đó các phím này có nghĩa là:
- Shift + F10: để hiển thị menu lựa chọn
- Shift + S: để tạo ra lệnh Paste Special
- Shift + R: để tạo ra lệnh chỉ sao chép định dạng
Tổng kết
Hi vọng với những cách sao chép định dạng này anh chị sẽ nhanh chóng hoàn thiện công việc của mình một cách tối ưu nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì anh chị có thể góp ý ngay dưới bài viết này để blog hỗ trợ có thể giải đáp cho anh chị sớm nhất ạ!
