Chắc hẳn các bạn đã nhìn thấy những biểu đồ nhỏ trong các báo cáo về chi phí, lãi/lỗ, chứng khoán, tiền tệ… trong các file Excel báo cáo với việc sử dụng tính năng sparkline ở bảng tính này. Việc người dùng thắc mắc đến Sparkline trong excel là gì cũng như công dụng và các dạng của nó được thông kê trong bảng tìm kiếm của google theo hàng tháng (được blog hỗ trợ kiểm tra), cũng để bạn đọc có thêm thông tin chi tiết nhất thì dưới đây mình xin được chia sẻ đến mọi người về tính năng này cũng như cách dùng sparkline hiệu quả nhất có kèm ví dụ
Xem Nhanh Mục Lục
Sparkline trong excel là gì?
Sparkline là biểu đồ nhỏ nằm trong một ô và nó phản ánh hình ảnh của chuỗi giá trị được chọn lên trên đó. Nếu bạn tăng/giảm kích thước các ô của Excel thì Sparkline thuộc ô nào sẽ tự động chuyển đổi kích thước theo và nằm gọn ở ô đó. Chúng giúp bạn vừa nhanh chóng, dễ dàng quan sát, phân tích sự liên quan, xu hướng tăng giảm,… của một loạt dữ liệu và vừa hạn chế sự nhầm lẫn như khi các bạn phân tích dữ liệu trên một đồ thị lớn. Bên cạnh đó, Sparklines cũng tự động cập nhật dữ liệu nhanh chóng theo nếu bạn thay đổi dữ liệu.
Các dạng Sparklines hiện nay trên bảng tính
Sau khi tìm hiểu về tính năng Sparkline trong excel mà mình chia sẻ ở bên trên thì mọi người cần chú ý rằng nó không chỉ có một dạng mà tận 3 dạng khác nhau. Trong đó 3 dạng của Sparklines bao gồm: Line, Column, Win/Loss
- Line: là dạng biểu đồ đường thẳng biểu thị sự chênh lệch độ cao giữa các giá trị.
- Column: là dạng biểu đồ cột trong đó mỗi cột hiển thị một giá trị
- Win/Loss: là dạng biểu đồ biểu thị tính tích cực hoặc tiêu cực của các giá trị ( ví dụ như chi phí, lãi/lỗ)
Chúng sẽ được thể hiện kiểu như trên bảng này:
Như các bạn thấy thì các bạn chọn loại Sparkline nào thì các dữ liệu của bạn sẽ được thể hiện dưới hình ảnh đó.
Hướng dẫn cách dùng Sparklines trong file Excel hiệu quả
Khi nào dùng Sparklines?
Chúng ta sẽ cần đến sự hỗ trợ của Sparklines trong các trường hợp như: nén dữ liệu; thể hiện trực quan nhiệt độ, giá trên thị trường chứng khoán; làm nổi bật các giá trị âm, các điểm dữ liệu dưới thấp và trên cao; làm báo cáo trong thời gian ngắn; phân tích xu hướng biến đổi của dữ liệu trong thời gian xác định…
Minh họa cách tạo và sử dụng Sparklines trên bảng tính
Như mình có chia sẻ ở phần tiêu đề thì để mọi người biết được phương thức dùng Sparklines trong Excel hiệu quả nhất thì không có cách gì khác ngoài việc thực hành các ví dụ minh họa cả. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn hướng dẫn cách tạo và sử dụng tính năng Sparkline này bằng các ví dụ cụ thể phía bên dưới
Ví dụ 1:
Chúng ta có bảng dữ liệu sau về lượng hóa chất mua nhập về kho trong 6 tháng đầu năm 2020, chúng ta cần vẽ biểu đồ để báo cáo về sự thay đổi về lượng nhập hóa chất trong 6 tháng này
Bước 1: Đầu tiên các bạn chọn ô cần thêm Sparkline và nhấn chuột vào mục Insert, trong mục Sparklines, chọn dạng biểu đồ phù hợp (trong hình là mình chọn ô H5, chọn dạng biểu đồ Line)
Bước 2: Sau khi nhấn chọn Line, hộp thoại xuất hiện, trong mục Data Range, chọn vùng dữ liệu bạn muốn dùng để vẽ biểu đồ (ở đây mình rê chuột để chọn dải ô B5:G5
Bước 3: Sau đó nhấn OK, các bạn sẽ nhận được biểu đồ Line ở ô H5, nếu vẫn vẽ biểu đồ Line cho các ô bên dưới, các bạn chỉ cần đặt chuột vào góc phải bên dưới ô H5, đợi dấu “+” xuất hiện, nhấn và rê chuột đến ô H8. Khi đó, kết quả sẽ như ảnh dưới
Bước 4: (bước này dành cho các bạn muốn chỉnh sửa thiết kế của Sparklines) Trên phần Design, các bạn có thể tùy chọn màu sắc biểu đồ theo ý muốn, các điểm trên biểu đồ trong mục Style; chọn hiển thị các điểm cao nhất, thấp nhất… trong mục Show; sửa dữ liệu trong Edit Data; thay đổi chiều dữ liệu trên biểu đồ, dữ liệu theo ngày tháng… trong Axis của Group; đổi dạng biểu đồ trong mục Type…
Sau khi tạo ra các Sparklines, bây giờ các bạn có thể quan sát xem xu hướng nhập hóa chất 6 tháng đầu năm tăng giảm ra sao, lượng nhập biến động nhiều ít như thế nào và đưa ra được dự đoán trong các tháng tới…
Ví dụ 2:
Chúng ta có bảng dữ liệu về điểm số môn toán của học sinh trong các tháng như sau, chúng ta cần vẽ biểu đồ để phân tích lực học của học sinh
Bước 1: Đầu tiên các bạn chọn ô cần thêm Sparkline trong bảng tính Excel và nhấn chuột vào mục Insert, trong mục Sparklines, chọn dạng biểu đồ phù hợp (trong hình là mình chọn ô I2, chọn dạng biểu đồ Line)
Bước 2: Sau khi nhấn chọn Line, hộp thoại xuất hiện, trong mục Data Range, chọn vùng dữ liệu bạn muốn dùng để vẽ biểu đồ (ở đây mình rê chuột để chọn dải ô C2:H2)
Bước 3: Sau đó nhấn OK, các bạn sẽ nhận được biểu đồ Line ở ô I2, nếu vẫn vẽ biểu đồ Line cho các ô bên dưới, các bạn chỉ cần đặt chuột vào góc phải bên dưới ô I2, đợi dấu “+” xuất hiện, nhấn và rê chuột đến ô I11. Khi đó, kết quả sẽ như ảnh dưới
Như các bạn thấy, bảng dữ liệu này có những ô #N/A, A, B bên cạnh các giá trị là số, những ô giá trị là 0, giá trị rỗng. Vậy nó được phản ánh như thế nào trên Sparkline ở cột I?
- 1.Nếu dữ liệu không phải kiểu số (ở đây là A, B), sparkline sẽ tự động hiểu là bằng 0, và thể hiện là 0 trên biểu đồ.
- 2.Nếu dữ liệu là giá trị #N/A, sparkline sẽ tự động hiểu là không có giá trị đó và nó không thể hiện giá trị này lên biểu đồ.
- 3.Nếu dữ liệu là giá trị rỗng (không ghi gì), sparkline sẽ thể hiện là khoảng trống và biểu đồ sẽ bị ngắt quãng tại đó.
- 4.Nếu dữ liệu là giá trị bằng 0 thì nó vẫn sẽ được thể hiện bình thường như các giá trị số khác.
- 5.Nếu dữ liệu là các giá trị bị ẩn đi (nếu ẩn đi dòng hoặc cột), sparkline sẽ tự động hiểu là không có giá trị đó và nó không thể hiện giá trị này lên biểu đồ (trừ khi các bạn nhấp chọn “Show data in hidden rows and columns”) trong mục Hidden & Empty Cells… của phần Edit Data).
Nếu chọn Gaps: Sparkline bị ngắt quãng khi gặp ô trống (giá trị rỗng) (trường hợp 3)
Nếu chọn Zero hoặc Connect data points with line thì Sparkline sẽ liền mạch (giá trị rỗng giờ sẽ được thể hiện là giá trị 0, hoặc bị lờ đi)
Bước 4: (bước này dành cho các bạn muốn chỉnh sửa thiết kế của Sparklines) Trên phần Design, các bạn có thể tùy chọn màu sắc biểu đồ theo ý muốn, các điểm trên biểu đồ trong mục Style; chọn hiển thị các điểm cao nhất, thấp nhất… trong mục Show; sửa dữ liệu trong Edit Data; thay đổi chiều dữ liệu trên biểu đồ, dữ liệu theo ngày tháng… trong Axis của Group; đổi dạng biểu đồ trong mục Type…
Sau khi tạo ra các Sparklines, bây giờ các bạn có thể quan sát xem điểm số trong 6 tháng đầu năm tăng giảm ra sao, lực học, sự chuyên cần của từng học sinh và đưa ra được dự đoán trong các tháng tới
Lưu ý khi dùng Sparkline trong excel:
Các bạn cần lưu ý những điều dưới đây để có thể sử dụng được tính năng vẽ biểu đồ hữu ích này nhé:
– Trong Excel 2007, 2003 thì tính năng Sparklines sẽ không được hiển thị (Ngoài ra thì ở các phiên bản khác của Excel 2016, 2013, 2010 thì vẫn bình thường nhé)
– Nếu file của bạn đang ở chế độ “compatibility mode” thì Sparklines cũng không hiển thị
– Để xóa Sparklines, các bạn chọn 1 ô/các ô , nhóm chứa Sparkline mà bạn muốn xóa, trong mục Group của phần Design, chọn Clear rồi lựa chọn tiếp Clear Selected Sparklines nếu muốn xóa Sparkline tại 1 ô/ các ô đã chọn, chọn Clear Selected Sparklines Group nếu muốn xóa nhóm Sparklines. Để nhanh chóng xóa tất cả Sparkline, các bạn chọn 1 ô rồi chọn luôn Clear Selected Sparklines Group.
Tổng kết
Trên đây là những chia sẻ của mình về Sparklines trong Excel, hi vọng bài viết này của mình trong chuyên mục tự học thuộc blog hỗ trợ sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc dùng biểu đồ nhỏ để nhanh chóng báo cáo, phân tích… trong công việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì bạn có thể góp ý ngay dưới bài viết này để mình có thể giải đáp cho bạn sớm nhất.
