Trong bảng tính Excel, yếu tố chính xác rất quan trọng, nhất là đối với những con số. Vậy còn với văn bản thì sao? Bạn xử lý thế nào với các lỗi chính tả trong excel?Riêng mình thấy rất đau đầu và mất thời gian khi phải kiểm tra chính tả cho hàng loạt các ô theo cách thủ công. Thậm chí trong nhiều trường hợp bảng tính quá lớn, dữ liệu quá nhiều, việc để sót lỗi là rất dễ xảy ra nữa! Vậy liệu có cách nào vừa nhanh chóng lại dễ dàng cho giúp chúng ta kiểm tra chính tả trên Excel hay không? Có đấy! Và sau đây mình xin chia sẻ với các bạn hai cách thông dụng nhất để tự động kiểm tra lỗi chính tả trên Excel: sử dụng nút lệnh Spelling hoặc sử dụng phím tắt F7.
Xem Nhanh Mục Lục
Cách sửa lỗi chính tả trong Excel dành cho phiên bản nào?
Như mình đã chia sẻ ở phần mô tả đầu của bài viết thì việc kiểm tra và sửa lỗi chính tả file Excel đều sử dụng một nút lệnh có tên spelling nên đối với hầu hết các phiên bản của bảng tính này đều có thể áp dụng được phương pháp sửa lỗi trên và để mọi người rõ ràng hơn thì dưới đây mình xin điểm qua các phiên bản có thể sử dụng được. Bao gồm :
- Excel 2016
- Excel 2013
- Excel 2010
- Excel 2007
- Excel 2003
Các thao tác kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Excel
Bước 1: Chọn đối tượng cần kiểm tra chính tả trong Excel
Dù là bạn thao tác bằng phím tắt hay sử dụng công cụ Spelling, thì trước tiên bạn đều cần phải chọn đối tượng cần kiểm tra. Tùy thuộc vào đối tượng mà bạn chọn, trang tính sẽ đề xuất các tính năng kiểm tra tương ứng:
- Để kiểm tra chính tả một ô tính: bạn cần phải chuyển về chế độ chỉnh sửa và chọn (bôi đen) nội dung của ô đó. Đây cũng là cách để chúng ta kiểm tra chính tả cho các ô có nội dung công thức vì nếu chỉ chọn theo cách thông thường Excel sẽ không kiểm tra chính tả cho ô có chứa công thức.
- Để kiểm tra chính tả cho một nhóm ô tính: bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl rồi lần lượt chọn các ô muốn kiểm tra chính tả như hình:
- Để kiểm tra chính tả cho một phần trang tính: bạn có thể kéo thả chuột chọn hết phần trang tính đó hoặc cũng có thể nháy chọn ô ở hàng đầu tiên của cột đầu tiên bên trái thuộc phần bảng tính muốn kiểm tra giống như hình dưới:
Lúc này, Excel sẽ kiểm tra từ vị trí ô được chọn cho tới cuối trang tính và đặc biệt sau khi kiểm tra xong, sẽ có thông báo hiện lên hỏi xem bạn có muốn kiểm tra luôn phần bảng tính còn lại ở phía trên ô đã chọn không. Cửa sổ thông báo sẽ có dạng như hình dưới đây:
Nếu bạn muốn tiếp tục kiểm tra phần bảng tính còn lại ở trên thì hãy nháy chọn Yes, nếu không muốn kiểm tra nữa, bạn nháy chọn No để thoát khỏi nha.
- Để kiểm tra toàn bộ trang tính: bạn chỉ cần nháy chọn ô A1 như hình hoặc nhấn giữ phím Shift đồng thời kéo thả chuột chọn toàn bộ trang tính.
Lúc này Excel sẽ giúp bạn kiểm tra chính tả toàn bộ trang tính của bạn, bao gồm cả chú thích, đầu trang, chân trang và đồ họa của trang.
- Để kiểm tra nhiều trang tính: tất nhiên bạn cũng cần chọn những trang tính cần kiểm tra. Nếu đó là các trang liên tiếp nhau, bạn có thể nhấn giữ phím Shift sau đó nháy chuột chọn trang đầu tiên và trang cuối cùng của nhóm trang đó. Thế nếu các trang bạn muốn kiểm tra không liên tiếp nhau thì sao? Khi đó bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt nháy chọn những trang muốn kiểm tra thôi.
- Để kiểm tra chính tả tất cả các trang tính: trường hợp này bạn cũng phải chọn tất cả các trang tính. Bằng cách nào? Để chọn toàn bộ các trang tính, bạn có thể làm theo hai cách sau đây: chọn trang tính đầu, nhấn giữ phím Shift trên bàn phím của bạn và chọn trang cuối; hoặc bạn nháy phải chuột vào thẻ trang tính ở cuối trang và chọn Select all Sheets trong bảng chọn vừa hiện lên như hình dưới:
Bây giờ chọn xong rồi thì làm gì tiếp theo? Chọn xong rồi thì ta qua bước 2 nào :)).
Bước 2: Kiểm tra chính tả trên bảng tính Excel
Như đã nói ở trên ta có hai cách để thực hiện kiểm tra chính tả trong Excel và đây cũng là thao tác cuối cùng để sửa lỗi chính tả trong Excel nên mọi người chú ý phần này tránh bị làm sai nha. Ở đây thì mình sẽ chia sẻ 2 cách thao tác thì khác nhau nhưng thực chất là cùng 1 cách, nên bạn nào thấy phương pháp nào tiện thì sử dụng nó để sửa lỗi chính tả trong file Excel của mình nha
Cách 1: Dùng tùy chọn Spelling trên thanh Ribbon của Excel.
Ở cách này, các bạn nhìn lên thanh Menu của Excel, tìm tab Review và nháy chọn. Khi đó mục lục của tab Review sẽ hiện ra, các bạn tìm nút lệnh Spelling nằm trong nhóm Proofing của bảng chọn, click vào nút lệnh Spelling để tiến hành kiểm tra chính tả cho các đối tượng đã chọn ở Bước 1. Để biết vị trí của nút lệnh các bạn có thể tham khảo hình dưới:
- Sau khi click vào nút Spelling, nếu không có lỗi chính tả trong phạm vi các ô được chọn, các bạn sẽ thấy thông báo hiện lên như sau:
Như vậy là Excel không tìm thấy lỗi chính tả nào trên bảng tính của bạn cả. Bạn đã có một bảng tính chính xác và sẵn sàng để xuất ra rồi đó!
- Ngược lại, trong trường hợp Excel tìm thấy lỗi chính tả trên bảng tính của bạn, hộp thoại Spelling sẽ hiện ra:
Để sửa lỗi, bạn hãy nháy chọn một trong những từ được Excel gợi ý trong khung Suggestions. Sau đó click vào nút Change, từ sai sẽ được thay thế bởi từ mà bạn đã chọn.
Sau khi đã chỉnh sửa xong, Excel sẽ tự động chuyển sang từ sai tiếp theo. Cứ lặp lại như vậy cho đến khi toàn bộ vùng mà bạn đã chọn được kiểm tra hết. Khi đã kiểm tra xong, thông báo sẽ hiện lên:
Nháy OK để kết thúc. Vậy là bạn đã có một bản tính hoàn thiện và có thể an tâm về vấn đề sai chính tả rồi.
Tuy nhiên chúng ta cũng cần lưu ý rằng công cụ Spelling không phải lúc nào cũng đúng. Có một số tên riêng không có trong từ điển hay tên nhãn hiệu, nhãn hàng… dù bạn đã viết đúng nhưng vẫn bị đánh dấu là không đúng chính tả. Khi đó bạn có thể sử dụng các nút lệnh còn lại trong hộp thoại như:
- Ignore Once: Bỏ qua một lần. Nút lệnh này cho phép bạn bỏ qua từ đang kiểm tra mà không thay đổi.
- Ignore All: Bỏ qua tất cả. Nháy chọn nút lệnh này là bạn đã lựa chọn bỏ qua toàn bộ lỗi chính tả giống với lỗi đang kiểm tra.
- Add: Thêm từ vào từ điển. Khi thêm từ mới vào từ điển thì những lần kiểm tra sau, những từ này sẽ không bị “kiểm duyệt” nữa. Tuy nhiên bạn phải đảm bảo từmaf bạn định thêm phải được viết đúng trước khi chọn thêm vào từ điển nha.
- AutoCorrect: Excel tự động sửa các lỗi tìm được. Tùy chọn này sẽ hỗ trợ bạn sửa lỗi rất thuận tiện nếu bạn không có thời gian chỉnh sửa thủ công.
- Dictionary language: Lựa chọn ngôn ngữ khác để kiểm tra. Bạn có thể lựa chọn các ngôn ngữ khác để kiểm tra chính tả ở khung bên cạnh. Tuy nhiên, đáng tiếc là tùy chọn này vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt nha.
- Options: Đây là nút lệnh dùng để thay đổi các thiết lập chi tiết cho bảng tính.
- Cancel: Dùng để ngừng hoặc hủy việc kiểm tra.
Cách 2: Sử dụng phím F7 cho file Excel
Thực tế thì F7 là phím tắt mở hộp thoại Spelling, nên về cơ bản cách này cũng tương tự như cách trên. Cụ thể là sau khi đã chọn vùng kiểm tra như trên thì bạn chỉ cần nhấn phím F7 là hộp thoại Spelling đã hiện ra rồi, giờ thì chỉ cần chỉnh sửa lại các lỗi sai chính tả nếu có bằng các nút lệnh trong hộp thoại giống với các hướng dẫn ở Cách 1 thôi. Quá đơn giản phải không nào? Đây chính là giải pháp cực nhanh chóng cho bạn nào không muốn mất thời gian đi tìm nút lệnh Spelling.
Tổng kết
Rõ ràng, việc giữ cho bảng tính đúng chính tả là rất quan trọng. Nó không chỉ khiến người khác hiểu đúng những gì bạn muốn trình bày, cảm thấy thoải mái và dễ dàng khi đọc mà còn gây dựng được ấn tượng về sự chuyên nghiệp của bạn trong tác phong làm việc.Trên đây là những chia sẻ của mình về kiểm tra và chỉnh sửa các lỗi chính tả trong Excel, mong rằng các bạn sẽ thực hiện thành công và có một bảng tính hoàn hảo, không có lỗi sai chính tả nào.
Ngoài ra các bạn cũng có thể tham khảo thêm các thủ thuật hữu ích khác tại phần mục tự học excel thuộc website blog hỗ trợ. Chúc các bạn một ngày làm việc vui vẻ!
