Việc những file Excel thường xuyên có các giá trị bị trùng nhau là chuyện thường xuyên gặp phải đối với những ai làm công việc văn phòng liên quan, đối với việc lọc ra những giá trị này từ các cột thông qua mặt nhìn quả thực là một điều không thể. Qua đó, có các tính năng được tích hợp sẵn trên hệ thống giúp người dùng tìm và lọc ra những giá trị dữ liệu này trên bảng tính mà không hề mất quá nhiều công sức để thực hiện. Trong danh mục tự học Excel ngày hôm nay của updatemoi.com sẽ giúp mọi người cách tìm giá trị dữ liệu trùng nhau trong excel hiệu quả nhất
Xem Nhanh Mục Lục
Công dụng của việc lọc tìm các giá trị trùng nhau là gì?
Việc mới làm quen với bảng tính Excel thì chúng ta đã phải bắt đầu với các con số và dần dần theo thời gian những dữ liệu liên quan ngày càng trở nên phức tạp hơn, và điều hiển nhiên trong đó sẽ có rất nhiều các dữ liệu, các giá trị trùng khớp với nhau. Việc thực hiện các thao tác tìm và lọc này là phương thức cơ bản nhưng lại rất nhiều người quên bởi ít khi sử dụng, tuy nhiên công dụng mà nó mang lại khá nhiều như kiểm tra các giá trị sai, tìm các trường lặp…
Tất nhiên tùy vào từng mục đích của mỗi người mà nó sẽ phát huy được những công dụng hoàn toàn khác nhau và để mọi người thực hiện được theo thiên hướng đơn giản hóa nhất có thể thì ở bên dưới mình xin được mang đến cho mọi người một số ví dụ thực hiện để dễ hình dung hơn
Hướng dẫn tìm giá trị dữ liệu trùng nhau trong excel
Ví dụ 1: Tìm và lọc các dữ liệu năm sinh trùng nhau trong Excel
Lưu ý là trong bài phía dưới của mình sẽ có hình ảnh minh họa là 1 bảng tính excel , các dữ liệu màu đỏ bị trùng lặp, để lọc giá trị dữ liệu trùng nhau trong file Excel này các bạn hãy thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Đầu tiên đề tìm và lọc những dữ liệu trùng nhau trong excel các bạn hãy chọn vùng dữ liệu cần lọc.
Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn hãy vào Data và click Remove Duplicaties
Bước 3: Sau đó sẽ xuất hiện 1 hộp thoại như hình dưới đây, và bạn click vào Select All để lọc chọn tất cả các trường
– Select All: Chọn tất cả trường của bảng tính
– Unselect All : Hủy chọn tất cả các trường của bảng tính
– Ngoài ra bạn cùng có thế chọn từng trường riêng giống như những hình ảnh minh họa bên dưới :
Hình A: lựa chọn tất cả các trường
Hình B: Lựa chọn từng trường
Bước 4: Cuối cùng chỉ cần click OK là xong, nó sẽ hiện cho bạn 1 hộp thoại thông báo đã loại bỏ được bao nhiêu dữ liệu trùng và bao nhiêu dữ liệu còn lại
- Duplicate : dữ liệu trùng lặp
- Unique: những dữ liệu còn lại
Để test lại, bạn có thể vào bảng tính và kiểm tra, tất cả dữ liệu trùng lặp sẽ bị biến mất.
Ví Dụ 2: Tìm các giá trị trùng nhau trong 2 cột trên file Excel
Ở minh họa tiếp theo mà updatemoi.com muốn chia sẻ đến mọi người là tình huống được gặp khá nhiều khi sử dụng bảng tính Excel thường xuyên, qua đó việc các dữ liệu giá trị trùng nhau từ 2 cột cho tới 3 hoặc 4 cột trên file Excel là chuyện xảy ra khá nhiều nên mình xin được lấy làm ví dụ để mọi người nắm bắt tốt hơn việc tìm các giá trị này
Đề tài: Theo như ví dụ liên quan thì trong phần này mình sẽ lấy 2 bảng với 2014 và 2015 có các dãy số như hình ảnh minh họa bên dưới. Việc mà cần thực hiện đó chính là tìm ra các giá trị trùng nhau ở 2 bảng này (điều này áp dụng được đối với các file Excel có nhiều hơn 3, 4, 5 cột)
Bước 1: Đầu tiên, mọi người nhấn vào cột A để bôi toàn bộ vùng giá trị này
Bước 2: Tiếp theo trên tab menu của Excel mọi người nhấn chọn vào Conditional Formatting và click New rule
Bước 3: Bây giờ, hệ thống của Excel sẽ hiện ra một cửa sổ New Formatting Ruler, trong phần này các bạn kéo tầm mắt đến phần Format values where this formula is true và nhập công thức = Countif ($ B: $ B, $ A1)
Bước 4: Để thuận tiện trong việc tìm ra các giá trị trùng nhau trên file Excel của mình thì mọi người nên đổi bảng màu khi tìm ra để dễ dàng phân biệt hơn. Thực hiện bằng cách ở mục preview mọi người nhấn chọn Format và lựa chọn màu để bôi giá trị trùng lặp
Bước 5: Ở đây, updatemoi.com lựa chọn màu xanh là bôi giá trị trùng lặp. Sau khi nhấn OK thì mình sẽ được chuyển về cửa sổ Quy tắc định dạng mới, tại đây thì vùng màu tô sẽ được lựa chọn nổi bật hơn như hình minh họa bên dưới
Lưu ý: Sau khi thực hiện được ở cột A sau 5 bước thực hiện của updatemoi.com thì nó sẽ được lập lại trong Cột B. Ở phần này thì mình đã tự đánh giấu thủ công các ô có giá trị trùng nhau ở cột B với màu xanh lá để giúp mọi người dễ dàng quan sát hơn
Tổng kết
Ngoài 2 ví dụ thực hiện để tìm các giá trị trùng nhau trên Excel ra thì còn có các hàm bổ trợ giúp người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc lọc ra các giá trị này và mình sẽ để ở một bài viết khác giúp những ai đang quan tâm có thể theo dõi kĩ hơn. Ngoài ra, tại chuyên mục tự học excel thuộc updatemoi.com còn mang đến cho người dùng những kinh nghiệm cũng như bài học hữu ích mà hoàn toàn miễn phí, đừng bỏ lỡ nhé!
