Ắt hẳn rất nhiều người đã quá quen với việc dùng PowerPoint để thuyết trình và trình bày ý tưởng. Thế nhưng bạn có biết rằng trong quá trình trình bày, hình ảnh là thứ sẽ thu hút hơn 50% sự chú ý của người đọc không? Vì thế nên việc sử dụng hình ảnh hay biểu đồ minh hoạ sẽ giúp cho số liệu của bạn trông rõ ràng và dễ hiểu hơn đồng thời tạo nên hiệu ứng thu hút người nghe cực kỳ tốt trong quá trình trình bày.
Trên thực tế, hiện nay thay vì trình bày các bảng số liệu khô khan và khó hiểu, càng ngày càng có nhiều người sử dụng biểu đồ để biển diễn số liệu nhằm tăng hiệu quả truyền đạt. Vậy PowerPoint có làm được điều này không? Tất nhiên là có rồi. Sau đây mình xin chia sẻ cho các bạn cách tạo biểu đồ trong PowerPoint vô cùng đơn giản, chắc chắn sau bài viết này bạn sẽ muốn tạo lập ngay cho bài trình chiếu của mình một biểu đồ thật đẹp đó. Nào cùng bắt đầu nha!
Xem Nhanh Mục Lục
Tác dụng của việc tạo biểu đồ trên PowerPoint là gì?
Nói đến PowerPoint thì ai cũng biết đây là một dạng trình chiếu do microsoft phát triển nên việc sử dụng các biểu đồ trình chiếu có tác dụng cực lớn thay vì các văn bản dài khiến nhiều người phải mỏi mắt. Công dụng của việc tạo biểu đồ trên PowerPoint bao gồm
- Rút gọn nội dung cần diễn đạt trên slide
- Giúp người xem dễ hiểu nội dung cần truyền đạt hơn
Cách tạo biểu đồ trên PowerPoint trong chủ đề dùng được trong phiên bản nào?
Đối với các bước chia sẻ trong bài viết này thuộc phần tự học PowerPoint mọi người có thể áp dụng được với toàn bộ các phiên bản từ đời cũ cho đến đời mới nhất đều áp dụng được. Trường hợp các phiên bản tiếp theo có sự thay đổi mới, blog hỗ trợ sẽ cập nhật vào phần phía dưới của chủ đề này. Trong đó phần hướng dẫn bên dưới thực hiện được trên các phiên bản bao gồm
- PowerPoint 2016
- PowerPoint 2013
- PowerPoint 2010
- PowerPoint 2007
- PowerPoint 2003
Hướng dẫn tạo biểu đồ trên PowerPoint 2016 2013 2010 2007 2003
Bước 1: Chèn biểu đồ vào trang trình chiếu PowerPoint:
Để chèn biểu đồ vào trong slide, bạn hãy nháy vào bảng chọn Insert trên thanh công cụ của PowerPoint, trong bảng chọn hiện ra, bạn tìm nhóm Illustrations rồi nháy chọn vào nút Chart như hình.
Lúc này một hộp thoại sẽ xuất hiện, hộp thoại này có tên là Insert Chart và có dạng như hình dưới đây:
Ở dãy bên tay trái, từ trên xuống dưới là các kiểu biểu đồ mà PowerPoint gợi ý cho bạn lựa chọn. Căn cứ vào loại dữ liệu và cách bạn muốn trình bày, bạn hãy cân nhắc xem nên chọn loại biểu đồ nào nha:
- Column (Biểu đồ cột): Là loại biểu đồ mà trong đó số liệu được trình bày dưới dạng cột. Biểu đồ cột rất thông dụng và được sử dụng thường xuyên vì nó giúp người đọc dễ dàng so sánh tương quan giữa các đối tượng nhờ vào màu sắc và độ dài của cột giá trị.
- Line (Biểu đồ đường): Là loại biểu đồ sử dụng đường thẳng để nối các điểm giá trị với nhau. Đồ thị dạng đường rất thích hợp để biểu thị sự tương quan giữa các biến và xu hướng phát triển của các đối tượng theo thời gian.
- Pie (Biểu đồ tròn): Là biểu đồ có dạng như chiếc bánh bị chia ra thành các phần. Thường thì dữ liệu trong loại biểu đồ này sẽ được trình bày dưới dạng phần trăm. Đây là biểu đồ thường dùng để biểu diễn một đối tượng có nhiều thuộc tính nhỏ.
- Bar (Biểu đồ thanh): Là biểu đồ trình bày giá trị thành các thanh chữ nhật tương tự như biểu đồ cột nhưng khác một chút là các thanh này được sắp xếp nằm ngang để thuận tiện cho việc so sánh.
- Area (Biểu đồ vùng): Đây là dạng biểu đồ giống với biểu đồ đường nhưng vùng bên dưới các đường được tô màu nên có thể làm nổi bật được sự tương quan giữa các biến dữ liệu.
- XY (Scatter) (Biểu đồ phân tán): Biểu đồ phân tán trình bày dữ liệu dưới dạng các nhóm điểm và được sử dụng nhiều trong các nghiên cứu khoa học và thống kê để so sánh tương quan mật độ trong các hệ thống dữ liệu lớn.
- Ngoài ra còn có rất nhiều loại các loại biểu đồ khác trong PowerPoint như: Stock, Surface, Radar, Combo… mà bạn có thể tham khảo.
Nếu đã xác định được loại biểu đồ muốn tạo rồi thì bạn cứ nháy chuột vào tên của loại biểu đồ đó thôi. Sau đó, bạn sẽ thấy các dạng biểu đồ mẫu có sẵn cho từng loại biểu đồ hiện ra ở phía trên trong giao diện PowerPoint như hình minh hoạ.
Hãy click vào mẫu bạn cảm thấy phù hợp và nháy OK để chèn biểu đồ vào trang trình chiếu PowerPoint nhé.
Bước 2: Nhập dữ liệu vào biểu đồ trong PowerPoint:
Sau khi bạn chèn biểu đồ vào văn bản, một cửa sổ dạng bảng tính Excel sẽ bật lên như hình, lúc này bạn hãy nhập dữ liệu của biểu đồ vào bảng tính này nhé. Ngay lập tức dữ liệu mà bạn nhập vào sẽ được thể hiện thành các hình ảnh trên biểu đồ đó. Thật thú vị đúng không nào!
Bước 3: Cập nhật dữ liệu cho biểu đồ trong PowerPoint:
Bảng tính hiện ra là bảng tính mà Excel đề xuất với số lượng cột và hàng mặc định. Nếu bạn có thể thêm cột (hàng) mới hoặc xóa bớt cột (hàng) đi.
- Để thêm hàng (cột) ta chỉ cần nhập thêm dữ liệu vào hàng (cột) mới trong trang tính, Excel sẽ tự động cập nhật và tạo thêm hình ảnh để biểu thị trên biểu đồ.
- Việc xoá cột hay hàng số liệu cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn (bôi đen) cột (hàng) đó sau đó nháy phải chuột lên vùng đã chọn và tìm tùy chọn Delete, lúc này nếu muốn xoá cột bạn chọn tiếp Table Columns hoặc chọn tiếp Table Rows nếu bạn muốn xoá hàng…
Sau khi đã chỉnh sửa xong, bạn có thể tắt bảng tính Excel đi và chỉnh sửa các thuộc tính khác của biểu đồ. Thế tắt rồi có mở lại được không? Tất nhiên là được. Bạn chỉ cần nháy phải chuột vào biểu đồ và chọn Edit Data trong danh mục tùy chọn, bảng tính sẽ ngay lập tức hiện ra, sẵn sàng cho bạn click chuột chỉnh sửa.
Bước 4: Thay đổi kiểu biểu đồ giữ nguyên số liệu cũ trong PowerPoint:
Nhập xong hết số liệu rồi, chỉnh cột chỉnh hàng luôn rồi mà nhìn một hồi mà bạn vẫn cảm thấy chưa hài lòng với kiểu biểu đồ hiện tại thì phải làm sao đây?
Đừng lo, bạn có thể thử đổi kiểu của biểu đồ hiện tại sang kiểu biểu đồ khác với các hiệu ứng mới lạ hơn như kiểu 3D hay kiểu có đổ bóng vân vân và mây mây… mà vẫn giữ nguyên các số liệu cũ. Tất cả những gì bạn cần làm là nháy chuột phải vào biểu đồ và chọn Change Type Chart trong danh mục như hình minh họa:
Sau đó hộp thoại Change Type Chart sẽ hiện ra, bạn hãy nháy chọn kiểu biểu đồ mong muốn trên khung phía trên và cuối cùng là nháy OK để xác nhận nhé:
Ví dụ: Đây là kết quả mình nhận được khi đổi biểu đồ ban đầu sang kiểu biểu đồ 3D:
Bước 5: Thay đổi màu biểu đồ trong PowerPoint:
Trong PowerPoint, bạn cũng có thể tùy chỉnh màu sắc của biểu đồ cho phù hợp với mục đích và làm nổi bật được sự tương quan giữa các phần giá trị bằng các công cụ có sẵn.
Cách thực hiện là bạn hãy tìm hộp Chart Tools trên thanh menu và nháy chuột vào tab Design sau đó chọn Change Colors ở góc trái.
Các bảng màu có sẵn sẽ hiện ra như ảnh bên dưới, bạn chỉ việc nháy chọn vào bảng màu ưng ý thôi. Quá tiện lợi phải không nào!
Bước 6: Thay đổi font chữ trên biểu đồ
Nếu muốn thay đổi font chữ trên biểu đồ thì phải làm sao? Đơn giản lắm, bạn hãy nháy phải chuột vào phần văn bản trên biểu đồ để mở bảng chọn tắt và nháy chuột vào tùy chọn Font như hình minh họa:
Khi đó hộp thoại Font sẽ hiện ra cung cấp các tùy chỉnh font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,… cho bạn chỉnh sửa. Sau khi chọn xong, đừng quên nháy OK ở góc dưới bên trái để lưu lại nhé.
Bước 7: Chèn hình nền cho biểu đồ trong PowerPoint:
Bạn có biết rằng để khiến cho biểu đồ sinh động và bắt mắt hơn bạn còn có thể chèn cả hình ảnh để làm nền cho biểu đồ nữa không. Cách thực hiện thì cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần nháy phải chuột vào biểu đồ và chọn mục Format Chart Area ở cuối cùng của bảng chọn như hình:
Khi khung Format Chart Area hiện ra, bạn nhớ nháy chọn mục Fill và tích chọn trước Picture or texture fill để làm các nút lệnh hiện lên nha. Trong các nút lệnh hiện ra bên dưới này, bạn hãy nhấp chuột vào nút File… và tải tệp hình ảnh để làm hình nền từ máy tính lên nhé.
Sau khi thực hiện xong, mình giả sử kết quả biểu đồ nhận được có thể như hình dưới đây:
Tổng kết
Cách tạo biểu đồ trên PowerPoint thực chất không hề khó mà vô cùng dễ dàng dễ dàng, chúng ta đã tạo được những biểu đồ vừa trực quan, vừa sinh động cho trang trình chiếu rồi. Với sự hỗ trợ đắc lực của các biểu đồ này, mình chắc chắn bạn sẽ có được những bài báo cáo, thuyết trình siêu xịn sò đó. Nếu như muốn thực hiện tạo các biểu đồ đẹp cho slide PowerPoint thì đừng quên tùy chỉnh nhé!
