Trong công cụ Word thì việc học và áp dụng chúng vô cùng đơn giản và dễ hiểu nếu như chúng ta biết cách đầu tư thời gian và nghiêm túc học chúng. Việc thực hành các tính năng có trong Word không bao giờ là thừa đối với nhân viên văn phòng, đặc biệt sẽ giúp ích rất nhiều đối với học sinh, sinh viên vì đây sẽ là tiền đề giúp các bạn thành công trong công việc và giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn. Vì vậy trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách viết tắt, gõ tắt trong Word một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất!
Xem Nhanh Mục Lục
Tóm gọn về cách viết tắt trong file Word là gì?
Đây là các bạn sử dụng những từ ngắn để gõ tắt thay thế cho những từ ngữ dài khi nhập văn bản, việc thực hiện này sẽ giúp cho những ai thường xuyên sử dụng trình soạn thảo văn bản word 2016, 2013, 2010, 2007 hay 2003 ghi nhớ những câu, từ và gõ ra một cách nhanh chóng hơn.
Lợi ích mà viết tắt đem lại đó chính là rút ngắn được thời gian hoàn thành một văn bản và tránh các lỗi thiếu sót về Caps lock. Không những việc viết tắt trong Word chỉ đem lại những lợi ích trên mà chúng còn giúp bạn ghi điểm trước thầy cô và sếp của mình trong học tập và công việc đúng không nào? Để các bạn có thể hình dung, hiểu rõ hơn và thực hành một cách tốt nhất về cách viết tắt trong Word thì mình sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn qua các bước đơn giản sau đây:
Hướng dẫn các bước viết tắt trong Word, gõ tắt trên file Word
Bước 1: Để có thể thực hiện được việc gõ tắt trong Word trước tiên các bạn cần mở màn hình hiển thị Word, trên thanh công cụ các bạn chọn vào mục File để thiết lập trên AutoCorrect
Sau khi đã mở mục File, các bạn thấy góc trái dưới màn hình hiển thị có 3 mục Account, Feedback, Options thì các bạn chọn vào Options để thực hiện tiếp
Bước 2: Sau khi đã chọn được vào mục Options thì trên màn hình sẽ hiển thị một bảng Word Options để các bạn thao tác các bước tiếp theo. Ở bước này, các bạn chọn vào thẻ Proofing sau đó chọn được ngay vào mục AutoCorrect Options…
Bước 3: Sau khi các bạn chọn được vào mục AutoCorrect Options thì Hộp thoại AutoCorrect: Vietnamese (hoặc hộp thoại AutoCorrect: English) xuất hiện trên màn hình hiển thị. Các bạn quan sát vào phía dưới hộp thoại sẽ thấy các danh mục chữ viết tắt trong Word phần Replace.
Ở phần này các bạn cần phải thiết lập các mục như Replace và With thì mới có thể viết tắt trong Word được.
- Replace là các bạn cần thiết lập từ gõ tắt, nghĩa là các bạn sẽ dùng những từ ngữ ngắn gọn hoặc gõ tắt (ví dụ: “nq”). Các bạn nên nhập những từ dễ nhớ, liên quan đến phần cần được viết tắt sẽ dễ quan sát, hình dung hơn khi nhập văn bản, khi đặt từ gõ tắt tắt các bạn cũng nên tránh đặt trùng với những từ khác điều này sẽ gây khó trong quá trình soạn thảo.
- Phần With: đây là phần các bạn nhập từ ngữ, câu văn dài, cần được gõ tắt ở văn bản cần gõ tắt nhanh, hệ thống sẽ tự thay thế tất cả từ viết tắt thành những câu văn dài có trong văn bản Word của bạn.
Ví dụ: Khi các bạn muốn gõ tắt từ Nghị Quyết là “nq”, thì ở phần Replace các bạn sẽ nhập “nq” còn ở phần With các bạn sẽ nhập từ “Nghị Quyết”. Sau khi các bạn đã nhập xong từ ngữ cần viết tắt thì nhấn vào Add ở cuối hộp thoại, nhấn tiếp vào OK để xem kết quả.
Bước 4: Sau khi các bạn đã thiết lập xong từ cần viết tắt ở các bước trên thì việc chúng ta cần làm sẽ là thử sử dụng những từ đã thiết lập trước đó để gõ tắt. Các bạn gõ các từ đã thiết lập viết tắt, sau đó bấm phím cách thì màn hình sẽ hiển thị nội dung bạn cần.
Như các bạn đã thấy, từ viết tắt đã được hiển thị đầy đủ khi các bạn thao tác như mình hướng dẫn. Xuyên suốt quá trình soạn thảo văn bản, khi các bạn gặp từ “Nghị Quyết” thì các bạn chỉ cần gõ “nq”, hệ thống sẽ tự động thay thế nội dụng đó.
Không chỉ thiết lập được một ô viết tắt trong Word, mà kể từ sau các bạn có thể thiết lập nhiều từ gõ tắt hơn nữa, đơn giản chỉ cần thực hiện thao tác tương tự như trên.
Bước 5: Trong quá trình soạn thảo văn bản, nếu như các bạn muốn thay đổi nội dung của từ viết tắt, thì trên màn hình vẫn hiển thị hộp thoại AutoCorrect, các bạn chỉ cần nhấn vào nội dung từ gõ tắt để thay đổi phần With và nhấn nút Replace để thay đổi. Hệ thống sẽ thay đổi từ thiết lập sau vào bảng cho các bạn.
Bước 6: Sau khi thiết lập xong từ cần gõ tắt, nếu như các bạn muốn xóa những từ đã thiết lập trước đó thì đơn giản chỉ cần chọn vào hộp thoại AutoCorrect rồi tiếp tục nhấp chuột vào từ viết tắt đó. Sau đó nhấn vào Delete để xóa từ đã thiết lập trước đó, cuối cùng nhấn OK để hoàn thành việc xóa thiết lập.
Tổng kết
Như vậy mình đã hướng dẫn xong cho các bạn các bước để viết tắt trong Word qua các bước như thiết lập, nhập thử và xóa thiết lập. Qua bài viết này mình hi vọng các bạn sẽ nhận định được tầm quan trọng của công cụ Word trong xã hội hiện nay, bởi công nghệ luôn phát triển, việc các bạn nắm bắt công nghệ chậm hay nhanh sẽ quyết định một phần tương lai của các bạn như mình sẽ làm việc ở đâu, mình sẽ làm việc trong vị trí nào ở công ty và còn vô vàn những lợi ích mà các công cụ này đem lại.
Sẽ thế nào nếu như các bạn không biết cách sử dụng công cụ như Word để soạn thảo văn bản, để làm việc nhanh chóng, không mất thời gian? Chính những lợi ích đó sẽ buộc chúng ta phải biết cách viết tắt trong Word để rút ngắn thời gian nói riêng và học về Word nói chung. Cuối cùng mình chúc các bạn có thể thao tác được các bước viết tắt trong Word một cách thành thạo và đừng quên truy cập vào tự học Word của updatemoi.com để có thêm nhiều hơn nữa các mẹo sử dụng trình soạn thảo văn bản nhé
