Ngày nay, để theo kịp thời đại 4.0 thì hầu hết công việc nào cũng cần được giải quyết nhanh gọn và chính xác. Chính vì thế, đừng nên để một file Word với dung lượng nặng trĩu gây tốn thời gian với anh chị trong việc mở, chỉnh sửa cũng như gửi bài đi. Và để phòng tránh vấn đề bất cập trên thì mời anh chị xem qua bài viết dưới đây của mình nằm trong chủ đề tự học về cách giảm dung lượng file Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.
Xem Nhanh Mục Lục
Tại sao cần phải giảm dung lượng file word?
Như mình đã đề cập từ trước, một dung lượng file word quá lớn sẽ chiếm nhiều dung lượng lưu trữ của anh chị, thao tác mở và chỉnh sửa file gặp khó khăn hơn, đồng thời quá trình gửi mail cũng trở nên phức tạp. Vì vậy việc giảm dung lượng file word sẽ là cần thiết và cấp bách nhằm giúp anh chị dễ dàng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu tăng tốc độ upload và tiết kiệm chi phí dữ liệu cũng như thời gian xử lý chúng. Qua đó, kết quả học tập và làm việc cũng sẽ tiến triển tốt hơn nhiều.
Hướng dẫn cách giảm dung lượng file word
Hiện nay thì có rất nhiều cách giúp anh chị có thể giảm dung lượng cho file word của mình và trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn anh chị khoảng 8 cách mà theo mình là hữu hiệu nhất. Hơi dài dòng nên anh chị có thể tham khảo toàn bộ những phương pháp này hoặc tìm cho mình một cách thuận tiện nhất để thực hiện theo
Nén trực tiếp các hình ảnh chứa trong file word
Có thể ngay từ đầu dung lượng trong file word của anh chị không quá lớn nhưng sau khi chèn thêm nhiều hình ảnh có chất lượng cao đã làm kích thước tài liệu tăng lên đáng kể. Và cách thức phù hợp nhất để giải quyết mối lo trên không đâu khác chính là nén hình ảnh.
Trước khi tìm hiểu các bước làm, mình xin chia sẻ đến anh chị hình ảnh minh họa một dung lượng file word trước khi nén ảnh để dễ so sánh sự khác biệt:
Bước 1: Anh chị nháy chuột vào hình ảnh cần nén, tại tab format nhấn chọn Compress Pictures
Bước 2: Hộp thoại Compress pictures xuất hiện
Trong đó:
- Print (220 ppi): Giảm dung lượng file word để tối ưu cho việc in
- Web (150 ppi): Giảm dung lượng để chia sẻ trên web và lưu trong Project
- E-mail (96ppi): Giảm dung lượng file word tối ưu nhất để chia sẻ qua E-mail
- Use document resolution: để file ở chế độ mặc định
Trong hình ảnh minh họa dưới đây, mình đã tick chọn E-mail (96ppi) với mục đích giảm tối đa dung lượng bức ảnh.
Thêm vào đó, anh chị có thể click vào Apply only to this picture nếu muốn giảm dung lượng cho một hình ảnh và ngược lại không click vào nếu muốn giảm dung lượng cho toàn bộ hình ảnh. Và dưới đây là kết quả sau khi giảm dung lượng file word thành công
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trên file word
Ngoài vấn đề hình ảnh kích thước quá lớn thì theo mình, tính năng chỉnh sửa ảnh đang hoạt động cũng có thể xem là một trong những lý do dẫn đến dung lượng file word của anh chị bị tăng lên. Anh chị hãy tham khảo các bước thực hiện ngay dưới đây nhé.
Bước 1: Anh chị hãy vào tab File rồi chọn Option trên file word muốn vô hiệu hóa tính năng này
Bước 2: Tại hộp thoại Word options, vào thẻ Advanced.
Tiếp đến, di chuyển xuống mục Image Size and Quality rồi chọn Discard editing data
Bước 4: Anh chị nhấn OK rồi cùng xem thành quả file word của mình đã giảm dung lượng hay chưa nhé
Sử dụng phần mềm Fileminimizer suite
FILEminimizer Suite là một phần mềm cho phép anh chị giảm kích thước nhiều định dạng tập tin khác nhau bằng cách loại bỏ các phần không cần thiết của nội dung nhưng vẫn bảo toàn được chất lượng file như ban đầu. Với các tập tin đã được nén, anh chị sẽ dễ dàng đính kèm email, chia sẻ với bạn bè trên các mạng xã hội nhanh hơn. Và mình xin được chia sẻ 4 bước để thực hiện cách làm này:
Bước 1: Tải và chạy phần mềm Fileminimizer trên máy của anh chị. Ở bước làm này, để thao tác tiện lợi hơn thì anh chị có thể vào danh mục phần mềm hoặc nhấn vào mục tìm kiếm tại website blog hỗ trợ hoặc nhấn vào đường dẫn link Fileminimizer suite tại đây
Bước 2: Như hình ảnh bên dưới, anh chị cần vào Open Files để tìm mở file word cần được giảm dung lượng
Bước 3: Nhấn chọn Optimize Files.
Và tại mục Save optimized file in folder, anh chị sẽ có 2 lựa chọn dưới đây:
- In same folder as original: Lưu file vừa được giảm dung lượng cùng với file gốc
- In the following folder: Lưu file vào một thư mục khác không cùng với file gốc
Tại mục Compression Settings, anh chị có thể điều chỉnh chất lượng và dung lượng file phù hợp như hình ảnh mình chia sẻ sau đây:
Bước 4: Anh chị xem lại dung lượng của file mới vừa tạo và đối chiếu tỷ lệ với file gốc
Ngoài ra, thay vì sử dụng Fileminimizer suite thì mình giới thiệu đến anh chị thêm một phần mềm cũng có tính năng và các bước thực hiện tương tự như trên tên là PowerShrink.
Một số mẹo nhỏ giúp giảm kích thước của file word
Ngoài 3 cách làm mình chia sẻ ở trên thì tiếp theo mình sẽ giới thiệu đến anh chị một số cách theo mình nghĩ là kém hiệu quả hơn và tỷ lệ dung lượng giảm được cũng ít hơn. Tuy nhiên anh chị cũng nên thử nếu muốn file mình thật sự tối ưu dung lượng.
Cách 1: Chuyển đổi file word sang định dạng DOCX
Theo mình tìm hiểu được thì loại file .docx nén được một số nội dung hơn file .doc vì vậy nên nó sẽ giảm ít nhiều kích thước file word của anh chị. Và anh chị hãy cùng theo dõi 2 bước thực hiện vô cùng đơn giản ngay sau đây:
Bước 1: Mở file word cần giảm dung lượng, vào tab File chọn Info\Convent
Bước 2: Anh chị nhấn Ok rồi lưu lại bằng nút Save để hoàn tất việc chuyển đổi file .doc thành file .docx
Cách 2: Chèn ảnh vào File word và cần tránh copy, paste
Trong quá trình làm việc với Word, thao tác copy, paste có lẽ đã quá quen thuộc với anh chị tuy nhiên theo mình thì không phải lúc nào lạm dụng nó cũng thật sự đem lại hiệu quả tối ưu. Những hình ảnh định dạng bằng BMP, PNG,… được word giả định khi anh chị dùng thao tác sao chép, dán thường có kích thước lớn gây nặng file. Vậy nên anh chị cần dùng phần mềm Paint để chuyển bức ảnh sang định dạng JPG trước khi Insert\Picture bức ảnh đó vào file word của mình.
Cách 3: Chỉnh sửa hình ảnh trước khi chèn vào tài liệu word
Khi anh chị muốn chỉnh sửa hình ảnh như cắt xén, thêm chữ, đổi màu sắc,… thì mình nghĩ nên thực hiện trước khi chèn vào file word. Vì nếu thực hiện chỉnh sửa ảnh ở word thì mọi thông tin dữ liệu vẫn lưu lại với lưu lượng giống như ảnh gốc và điều này chắc chắn sẽ gia tăng thêm kích thước tài liệu của anh chị.
Cách 4: Ngừng nhúng phông chữ trong file word
Theo mình được biết thì tính năng nhúng phông chữ có thể gây tốn gần 2 MB dung lượng của anh chị. Quả thật không thể tin nổi anh chị nhỉ. Bởi vậy nếu anh chị không cần thiết phải sử dụng một phông chữ đặc biệt trong file word của mình thì hãy vào tab File chọn Options\Save và tắt tùy chọn “Embed fonts in the file” để loại bỏ ngay thủ thuật này.
Dưới đây là hình ảnh mình chia sẻ cho cách làm trên:
Cách 5: Sao chép mọi thứ vào một File word mới
Anh chị có thể tạo một file word mới và sao chép mọi nội dung từ file cũ sang để tránh chứa nhiều thứ không liên quan và cần thiết trong background gây tốn dung lượng. Tuy cách làm này không giảm đáng kể dung lượng nhưng theo mình, anh chị vẫn nên thử để tối ưu file mình nhất.
Các bước thực hiện cũng đơn giản thôi: Anh chị vào file cũ, nhấn Ctrl + A để chọn tất cả rồi Ctrl + C sao chép. Tiếp đến, anh chị Ctrl + V vào file trống để dán nội dung vào. File mới của anh chị sẽ không có bất kỳ thao tác lưu background nào trước đó cũng như thông tin AutoRecover hoặc các phiên bản trước và điều này sẽ giảm kích thước file.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của mình về thao tác giảm dung lượng file Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003. Có rất nhiều cách để thực hiện và mình hi vọng anh chị có thể tìm ra được cho mình hướng đi hữu hiệu nhất để dung lượng file word giảm đi đáng kể.
