Trong thời đại công nghệ 4.0 như ngày nay, có lẽ anh chị cũng hay bắt gặp việc chia sẻ file dữ liệu của mình đến mọi người thông qua mạng internet việc nén và chuyển file đã không còn là điều gì đó quá xa lạ. Tuy nhiên, có một số nguyên nhân mà người dùng muốn nén file word lại với mục đích của riêng mình và ở trong chuyên mục tự học này thuộc blog hỗ trợ mình xin được chia sẻ đến các anh chị tổng hợp các cách nén file word 2016 2013 2010 2007 2003 một cách dễ dàng nhất
Xem Nhanh Mục Lục
Nén file word là gì và nó có hữu ích hay không?
Theo cách hiểu của mình thì nén file tức là hành động dùng thuật toán để loại bỏ những đoạn mã trùng lặp trong file giúp chuyển định dạng thông tin sử dụng ít bit hơn so với cách thể hiện ở file dữ liệu gốc.
Sau khi nén file, một điều hiển nhiên là dung lượng file nén của anh chị sẽ nhỏ hơn file trước đó và anh chị có thể dùng file nén này để truyền đi cho mọi người một cách nhanh chóng và thành công hơn. Mình tin chắc rằng: Tính năng hữu ích này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho anh chị trong quá trình học tập cũng như làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao. Hãy cùng tìm hiểu các cách nén file word mình chia sẻ ngay dưới đây nhé!
Có bao nhiêu cách nén file word hiện nay?
Hiện nay có 2 cách nén file word mà mình sẽ hướng dẫn mọi người ở phần mục bên dưới chủ đề này đó là nén bằng file zip hoặc sử dụng nén bằng winrar. Trước đó thì mọi người cần chuẩn bị các trường hợp trước khi nén file word theo các phần bôi đậm ở bên dưới
Trường hợp 1: Nén 1 file word trên máy tính
Trong trường hợp anh chị chỉ nén 1 file văn bản word để giảm dung lượng thì mọi người có thể áp dụng luôn các hướng dẫn nén được chia sẻ mà không cần chuẩn bị thêm điều gì. ( Nếu muốn thì cũng có thể áp dụng trường hợp 2 vào cũng được mà không cũng chẳng sao nhé
Trường hợp 2 : Nén nhiều file word trên máy tính
Ở trong trường hợp anh chị có nhiều file soạn thảo văn bản word trên máy tính thì muốn nén vào chung vào trong một dữ liệu thì có 2 cách thực hiện, lần lượt như sau :
- Gộp file word vào folder: Thực hiện tạo 1 folder trên máy tính bằng cách nhấn chuột phải chọn new sau đó nhấn vào Folder và bỏ toàn bộ các trình soạn thảo văn bản word vào trong file đó
- Bôi đậm tất cả file word cần nén : Ở cách này mọi người nhấn Ctrl kết hợp với tích chuột vào từng file sau đó thực hiện theo hướng dẫn bên dưới
Hướng dẫn cách nén file word 2016 2013 2010 2007 2003
Cách 1: Nén file word bằng đuôi .Zip
Bước 1: Anh chị chọn file word cần nén. Ở bước này, mình lưu ý anh chị phải đổi tên file Word thành không dấu và không chứa các ký tự đặc biệt để có thể nén thành công
Bước 2: Anh chị nhấn chuột phải vào file rồi chọn Send to\ Compressed (Zipped) folder
Vậy là một file nén định dạng .zip sẽ được tạo sau khi anh chị hoàn thành xong hai bước trên và anh chị có thể vào Rename để đổi tên theo ý muốn.
Cách 2: Nén file word bằng phần mềm Winrar
Bước 1: Nháy chuột phải vào file word cần nén
Bước 2: Ở bước này, anh chị có 4 sự lựa chọn:
- Add to “tên_file.Rar”: Đây là thao tác nhanh nhất và chỉ sau một cú nhấp chuột anh chị sẽ có file nén với tên trùng với tên file trước đó
- Compress and email: nén file có thêm định dạng và gửi email
- Compress to “tên_file.rar” and email: nén file nhanh có thêm tính năng gửi email
- Add to archive..: Nén file thêm định dạng. Sau anh chị chọn thì một hộp thoại sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Tại tab General anh chị có thể định dạng một số thông tin sau:
- Archive name: Đặt tên file sau khi nén
- Archive Format: Lựa chọn định dạng nén file gồm RAR, RAR4 hoặc ZIP
Thêm vào đó, để cài đặt mật khẩu cho file nén, anh chị có thể vào Set password rồi nhập mật khẩu cần đặt sau đó nhấn Ok.
Sau khi định dạng xong, anh chị nhớ nhấn OK một lần nữa để tiến hành nén file nhé
Tổng kết
Đối với việc nén file word cũng không có gì là quá khó khăn và mình cũng tin rằng mọi người tham khảo hết những bài viết chia sẻ này cũng sẽ biết được cách thực hiện nó một cách dễ dàng nhất. Ở đây mình xin được khép lại chủ đề này, chúc các bạn có những thông tin hữu ích hơn tại blog hỗ trợ
