Hiện tại bạn vẫn chưa tìm làm cách nào để có thể quản lý kho hiệu quả nhất bằng file Excel thì những thông tin trong chủ đề của bài viết này mình sẽ hướng dẫn đến các bạn cách quản lý kho hiệu quả bằng excel chỉ với những phép tính cơ bản trong chuyên mục học Excel mỗi ngày mà theo như quan điểm của mình cho dù là các bạn từ newbie mới bắt đầu hay có kinh nghiệm lâu năm thì cũng nên tham khảo qua các ghi chú ở đây
Xem Nhanh Mục Lục
Tác hại của việc không quản lý kho là gì?
Thông thường thì đối với những hộ cá nhân hay doanh nghiệp nhỏ lẻ kinh doanh, mở cửa hàng thì rất ít hàng hóa khiến cho việc kiểm soát, quản lý dễ dàng dẫn đến các boss chủ quan không làm các file, dữ liệu kiểm kho. Theo thời gian thì hàng hóa, sản phẩm ngày một nhiều thì sẽ dẫn đến nhiều tác hại không hề mong muốn như :
- Không kiểm soát được sản phầm còn hàng hay hết hàng
- Không thể kiểm tra được các size còn tồn hay các mẫu nào ưa chuộng để báo cho khách hàng
- Khó lòng phát hiện ra sản phẩm, mặt hàng bị trộm
- Tạo sơ hở cho nhân viên cửa hàng gian lận mặt hàng, sản phẩm
Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel chi tiết nhất
Sử dụng các mẫu quản lý có sẵn trên mạng
Hiện nay có rất nhiều những file mẫu quản lý kho được chia sẻ trên mạng bằng Excel các bạn có thể tải về và chỉnh sửa sao cho hợp lý nhất. Trong đó ở đây mình cũng có 5 mẫu quản lý kho hàng vật tư bằng Excel các bạn có thể tham khảo qua. với cách này thì bạn sẽ dần dần học được cách làm sao để quản lý tốt nhất cho mình nhờ những bản có sẵn. Ngoài ra, việc thực hiện thủ công cũng giúp người dùng có thể rèn luyện kỹ năng tạo ra các file quản lý kho hiệu quả
Quy tắc lập bảng quản lý kho bằng Excel cơ bản
Việc tự mình thao tác lập bảng quản lý sẽ giúp cho bạn làm quen cũng như tự thao tác tốt nhất. Ở đây thì với cơ bản người dùng chỉ cần tạo ra bảng xuất, nhập và tồn hàng theo ngày và theo tháng. Dưới đây mình sẽ hướng dẫn cách tạo và quản lý kho dạng này
Lập bảng xuất nhập tồn theo ngày
Trong bảng này các bạn cần lưu ý phân chia các cột quan trọng như tên mặt hàng, sản phẩm đang có trong kho, những mặt hàng tồn đầu ngày, cuối ngày cũng như các mặt hàng nhập vào kho trong ngày hôm đó và các mặt hàng bán cuối ngày như hình ảnh minh họa mình chia sẻ bên dưới
Trong đó :
- Tồn đầu ngày : là cột được sử dụng bằng việc lấy số lượng tồn của ngày hôm trước chuyển sang
- Nhập trong ngày : Nếu như trong các mặt hàng trong ngày hôm đó bạn nhập về bao nhiêu thì có thể nhấn vào số lượng của từng loại đó nếu không thì để mặc định bằng 0. Thao tác này cần nhập ngay khi hàng về kho để tránh quên cũng như bị sai thông số quản lý trong file Excel
- Xuất trong ngày : Trong mục xuất trong ngày này bạn hoặc nhân viên của bạn có thể nhập số lượng tổng bán, xuất kho trong ngày hôm đó
- Tồn cuối ngày : Đối với dòng này các bạn cần sử dụng công thức tồn đầu ngày + nhập trong ngày – xuất bán trong ngày như hình ảnh minh họa bên dưới để ra được kết quả cho bảng quản lý ngày hôm sau
Lập bảng xuất nhập tồn theo tháng
Sau khi đã quen với việc tạo ra file quản lý kho theo từng ngày thì việc tạo bảng xuất nhập tồn theo tháng cũng không có gì là phức tạp hơn bởi các thông số đều giống như trên các bạn có thể xem qua mẫu lập bảng xuất nhập tồn theo tháng phía bên dưới đây
Trong đó :
Tồn đầu tháng : Là chỉ số lượng hàng trong kho còn lại ở tháng trước đó
Nhập trong tháng : Là chỉ số của tổng số lượng hàng đã nhập trong các ngày của tháng đó
Xuất bán trong tháng : Là chỉ số để theo dõi và quản lý số lượng sản phẩm, mặt hàng đã xuất kho để bán trong tháng
Tồn trong tháng : Công thức tính tồn trong tháng sẽ là tồn đầu tháng + nhập trong tháng – xuất bán trong tháng
Lưu ý : Các bạn cần đối chiều tồn trong ngày cuối cùng của tháng đó với con số hàng tồn trong tháng đó nếu nó trùng khớp với nhau thì không bị sai lệch còn nếu 2 cột của ngày cuối cùng và bảng thống kê tháng không giống nhau thì có hiện tượng sai số bạn nên kiểm tra xem có bị thất thoát hay nhầm lẫn ở đâu không nhé
Kết luận
Trên đây mình đã chia sẻ đến các bạn cách quản lý kho hiệu quả bằng excel với từ việc sử dụng các tài nguyên được chia sẻ sẵn trên mạng internet nhưng mình khuyên các bạn newbie thì nên sử dụng phương pháp cơ bản để tập làm quen với việc quản lý trước khi làm những thứ cao siêu hơn. Chúc các bạn thành công!
