Các anh chị làm việc trên excel chắc hẳn có những lúc cần báo cáo số liệu, phân tích, so sánh, dự đoán sự biến đổi số liệu. Để trình bày những số liệu này sao cho dễ quan sát thấy sự thay đổi, sinh động thì sẽ cần tới những biểu đồ, dạng thường thấy nhất là những biểu đồ hình cột. Trong bài viết dưới đây, chuyên mục tự học thuộc Blog hỗ trợ sẽ hướng dẫn anh chị các cách vẽ biểu đồ hình cột trong excel, tùy chỉnh và hoàn thiện nó từ cơ bản cho đến nâng cao cho mọi người cùng tham khảo
Xem Nhanh Mục Lục
Tác dụng của biểu đồ hình cột trong Excel
Trước tiên thì anh chị cũng đã rõ về tác dụng của công cụ này khi sử dụng trong bảng tính excel là gì rồi nhưng mình cũng xin được chia sẻ một chút giúp mọi người (những ai chưa biết) có thêm thông tin cho mình. Qua đó khi thực hiện vẽ biểu đồ hình cột sẽ giúp người dùng dễ dàng so sánh cũng như đối chiếu các dữ liệu có trong file Excel hơn so với việc sử dụng các con số thông thường.
Cách vẽ biểu đồ hình cột trong excel bằng công cụ Charts
Việc sử dụng công cụ Charts là cách vẽ biểu đồ thông dụng, các bước thực hiện như dưới đây:
Ví dụ: Anh chị cần vẽ biểu đồ thể hiện các nội dung trong bảng dữ liệu sau:
Bước 1: Nhấn chuột bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu
Sau đó, trên thanh ribbon, nhấn chuột vào tab Insert. Chúng ta đang cần tạo biểu đồ cột chồng nên sẽ nhấn chọn vào mục Stacked Column và nhấn chọn 2-D Column như trong hình sau: (anh chị cũng có thể chọn các hình dạng khác theo ý muốn)
Lúc này, một biểu đồ đã xuất hiện, bây giờ chúng ta sẽ cần phải chỉnh sửa nó, bước này thực hiện như sau:
Bước 2: Chỉnh sửa biểu đồ:
Tạo đường biểu diễn trong Excel:
Như anh chị đang thấy thì số liệu của mục “Tổng” cũng nằm trong biểu đồ. Điều này không thuận tiện cho việc quan sát, phân tích biểu đồ. Vậy nên chúng ta cần tách cột tổng này ra để dễ dàng quan sát hơn. Chúng ta thực hiện tách số liệu ở cột “Tổng” theo thứ tự như dưới đây:
- Anh chị nhấn chuột phải vào màu của số liệu “Tổng” (màu vàng).
- Sau đó anh chị nhấn vào mục Change Series Chart Type.
Tiếp theo anh chị nhấn chọn Line ở mục “Tổng” rồi chọn kiểu đường biểu diễn anh chị muốn rồi ấn OK như hình dưới đây:
Tiếp theo, để hiện thị số liệu tổng thì anh chị tiếp tục nhấn chuột phải vào đường biểu diễn vừa chọn và nhấn chọn mục Add Data Labels như hình dưới:
Anh chị cùng quan sát kết quả được thể hiện trong hình bên dưới:
Hẳn là dễ dàng quan sát mối tương quan giữa các số liệu này hơn rồi đúng không ạ? Nếu các anh chị không muốn xem đường biểu diễn Tổng này thì mọi người có thể nó đi. Các anh chị thực hiện ẩn nó theo các bước như sau:
- Anh chị cần nhấn chuột phải vào đường dữ liệu tổng.
- Sau đó anh chị nhấn chọn mục Format Data Series.
- Bây giờ ở mục Line Color, anh chị nhấn chọn No Line
Anh chị cùng xem kết quả sẽ thay đổi như thế nào trong ảnh dưới nhé:
Hẳn là cách vẽ biểu đồ hình cột trong file excel này dễ thực hiện với các anh chị chứ ạ? Ngoài ra anh chị cũng có thể thiết kế, tùy chỉnh độ rộng các cột hay khoảng cách giữa các cột trên biểu đồ, thay đổi màu sắc cột và sắp xếp dữ liệu trên biểu đồ cột trong file excel. Anh chị có thể tham khảo trong phần dưới đây:
Tùy chỉnh cách vẽ biểu đồ hình cột trong excel bằng công cụ Charts:
Cách thay đổi độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột:
- Đối với dạng biểu đồ 2D và 3D, anh chị kéo thanh Gap Width hoặc nhập vào các số từ 0 đến 500. Mức càng thấp tức là độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột càng nhỏ.
- Đối với dạng biểu đồ 2D, , anh chị kéo thanh Series Overlap hoặc nhập vào các số từ -100 đến 100 để thay đổi khoảng cách giữa các trường dữ liệu. Khi giá trị càng cao thì các cột sẽ càng bị chồng lấn lên nhau. Khi điền số âm thì khoảng cách giữa các trường dữ liệu sẽ được thể hiện như dưới đây:
- Đối với dạng biểu đồ 3D, để thay đổi khoảng cách giữa các trường dữ liệu, anh chị kéo thanh Gap Depth sang trái/phải hoặc nhập vào các số từ 0 đến 500. Giá trị càng cao thì tức là khoảng cách giữa các thanh càng lớn. Sự thay đổi giá trị Gap Depth sẽ được thể hiện rõ nhất ở dạng biểu đồ 3D:
Cách sắp xếp dữ liệu trong biểu đồ cột trong Excel:
Khi dữ liệu được sắp xếp trong bảng tính rồi thể hiện lên biểu đồ mà chưa theo ý muốn của anh chị thì anh chị có thể thực hiện cách sau đây:
Bước 1: Trên biểu đồ, anh chị nhấn chuột phải vào trục Y và chọn Format Axis…
Bước 2:Trên Format Axis, trong mục Axis Options, anh chị làm như sau:
- Ở phần Horizontal axis crosses, nhấn chuột chọn At maximum category.
- Ở phần Axis position , nhấn chuột chọn Categories in reverse order.
Bây giờ biểu đồ cột của anh chị sẽ được sắp xếp theo đúng thứ tự dữ liệu mà anh chị muốn và khi anh chị thay đổi thứ tự trong bảng dữ liệu thì dữ liệu trên biểu đồ cũng sẽ được tự động sắp xếp lại.
Ngoài cách vẽ biểu đồ hình cột trong excel bằng công cụ Charts này ra, trong một số trường hợp, anh chị cũng có thể dùng công cụ Sparklines để vẽ biểu đồ hình cột trong file excel. Hãy cùng tìm hiểu cách này trong phần dưới đây nhé!
Cách vẽ biểu đồ hình cột trong excel bằng công cụ Sparklines
Đây là cách vẽ biểu đồ nhỏ nằm trong một ô giúp anh chị nhanh chóng quan sát, phân tích, báo cáo dữ liệu. Mọi người cùng tìm hiểu thêm trong ví dụ dưới đây nhé:
Ví dụ 1: Chúng ta có bảng dữ liệu về điểm số môn toán của học sinh trong các tháng như sau, chúng ta cần vẽ biểu đồ để phân tích lực học của từng học sinh
Bước 1: Đầu tiên các anh chị chọn ô cần thêm Sparkline và nhấn chuột vào mục Insert, trong mục Sparklines, chọn dạng biểu đồ Column
Bước 2: Sau khi nhấn chọn Column, hộp thoại xuất hiện, trong mục Data Range, chọn vùng dữ liệu anh chị muốn dùng để vẽ biểu đồ (ở đây mình rê chuột để chọn dải ô C2:H2)
Bước 3: Sau đó nhấn OK, các bạn sẽ nhận được biểu đồ Column ở ô I2, nếu vẫn vẽ biểu đồ Column cho các ô bên dưới, các bạn chỉ cần đặt chuột vào góc phải bên dưới ô I2, đợi dấu “+” xuất hiện, nhấn và rê chuột đến ô I11. Khi đó, kết quả sẽ như ảnh dưới đây:
Như các bạn thấy, bảng dữ liệu này có những ô #N/A, A, B bên cạnh các giá trị là số, những ô giá trị là 0. Vậy nó được phản ánh như thế nào trên Sparkline ở cột I?
- Nếu dữ liệu không phải kiểu số (ở đây là A, B), sparkline sẽ tự động hiểu là bằng 0, và thể hiện là khoảng trống trên biểu đồ.
- Nếu dữ liệu là giá trị #N/A, sparkline sẽ tự động hiểu là không có giá trị đó và nó không thể hiện giá trị này lên biểu đồ (là khoảng trống).
- Nếu dữ liệu là giá trị bằng 0 thì nó là khoảng trống trên biểu đồ
- Nếu dữ liệu là các giá trị bị ẩn đi (nếu ẩn đi dòng hoặc cột), sparkline sẽ tự động hiểu là không có giá trị đó và nó không thể hiện giá trị này lên biểu đồ (trừ khi các bạn nhấp chọn “Show data in hidden rows and columns”) trong mục Hidden & Empty Cells… của phần Edit Data) thì nó sẽ thể hiện như hình dưới đây:
Bước 4: (bước này dành cho các bạn muốn chỉnh sửa thiết kế của Sparklines) Trên phần Design, các bạn có thể tùy chọn màu sắc biểu đồ theo ý muốn và các tùy chọn khác
Sau khi tạo ra các biểu đồ thì bây giờ các bạn có thể nhanh chóng quan sát xem điểm số trong 6 tháng đầu năm tăng giảm ra sao, lực học, sự chuyên cần của từng học sinh và đưa ra được dự đoán trong các tháng tới.
Lưu ý khi vẽ biểu đồ hình cột bằng công cụ Sparkline:
Các bạn cần lưu ý những điều dưới đây để có thể sử dụng được tính năng vẽ biểu đồ hữu ích này nhé:
– Trong Excel 2007, Sparklines sẽ không được hiển thị.
– Nếu file của bạn đang ở chế độ “compatibility mode” thì Sparklines cũng không hiển thị
– Để xóa Sparklines, các bạn chọn 1 ô/các ô , nhóm chứa Sparkline mà bạn muốn xóa, trong mục Group của phần Design, chọn Clear rồi lựa chọn tiếp Clear Selected Sparklines nếu muốn xóa Sparkline tại 1 ô/ các ô đã chọn, chọn Clear Selected Sparklines Group nếu muốn xóa nhóm Sparklines. Để nhanh chóng xóa tất cả Sparkline, các bạn chọn 1 ô rồi chọn luôn Clear Selected Sparklines Group.
Tổng kết
Hi vọng bài viết này sẽ giúp các anh chị dễ dàng hơn trong việc quyết định dùng cách nào để vẽ biểu đồ hình cột trong file excel. Với thao tác vẽ biểu đồ hình cột trong Excel thực chất cũng không có gì khó khăn là mấy nhưng để có một biểu đồ hiệu quả trên bảng tính đòi hỏi anh chị phải có một lượng kiến thức nhất định và chủ đề này thuộc chuyên mục tự học excel đã tổng kết hết từ cơ bản đến nâng cao cho những ai đang muốn tìm hiểu.
