Có lẽ người dùng Excel chắc ai cũng biết cách xuống dòng bằng cách chuyển qua ô ngay bên dưới nhờ sự trợ giúp của phím Enter hoặc các mũi tên điều hướng trên bàn phím hay thậm chí là chỉ cần click chuột vào ô bên dưới. Tuy nhiên, có khi nào anh chị lỡ nhập vào ô Excel một nội dung quá dài nên muốn xuống dòng ngay trong ô đó nhưng lại gặp khó khăn chưa? Có khi nào anh chị muốn căn chỉnh nội dung cho cân đối lại gặp bối rối khi không biết làm thế nào để tách dòng trong một ô Excel?
Sau đây, mình xin chia sẻ những cách xuống dòng trong Excel, áp dụng được trên mọi phiên bản của bảng tính này bao gồm 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2020. Và cũng không để làm mất thời gian của mọi người nữa thì ở phần dưới đây là những thông tin kèm với các cách xuống dòng trong Excel được nhiều người sử dụng
Xem Nhanh Mục Lục
Tác dụng của việc xuống dòng trong Excel
Về phần tại sao lại cần phải biết được những cách xuống dòng trong Excel thì thực chất tùy thuộc vào mục đích sử dụng bảng tính của mỗi người mà sẽ có công dụng khác nhau. Thế nhưng về mặt bằng chung phương pháp này chủ yếu giúp cho bảng tính dễ nhìn và gọn gàng hơn và cũng như để tiện lợi với người dùng thì có 3 cách để xuống dòng trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2020, tùy thuộc vào thói quen gõ máy của mỗi người mà dùng những phương pháp khác nhau
Hướng dẫn 3 cách xuống dòng trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2020 thông dụng
CÁCH 1: Dùng phím tắt ALT + ENTER trong file Excel
Ở phần đầu mình xin chia sẻ đến phương pháp dễ dàng nhất để anh chị xuống dòng trong một ô ở bảng tính Excel. Để thực hiện anh chị chỉ cần để con trỏ soạn thảo tại điểm muốn xuống dòng và ấn đồng thời 2 phím Alt kết hợp với Enter.
Ví Dụ: Ở đây mình muốn dòng “huyện” xuống dòng trong bảng tính excel của mình nên đặt con trỏ chuột vào vị trí đó sau đó sử dụng tổ hợp phím ALT + ENTER là xong
Kết quả nhận được:
Cách xuống dòng này thực hiện khá dễ dàng vì 2 phím này khá gần nhau thực hiện thao tác nhanh chỉ tốn thời gian căn chỉnh vị trí dòng cần xuống trên bảng tính.
CÁCH 2: Dùng tính năng Wrap Text trên Excel
Nếu như anh chị vẫn chưa biết về công cụ này thì chính xác Wrap Text là thao tác giúp gói gọn nội dung trong một ô nằm trên phần menu chính của bảng tính Excel (tùy thuộc vào mỗi phiên bản 2007, 2010, 2013, 2016, 2020 khác nhau mà sẽ có thay đổi) và tác dụng của nó là khiến chữ không bị tràn sang ô khác. Để sử dụng cách thứ 2 nhằm xuống dòng anh chị thực hiện như sau :
Bước 1: Nếu anh chị chưa mở bảng tính Excel thì mở ra và chọn ô hoặc các ô cần tách dòng như hình minh họa bên dưới ( có thể chọn cột nếu muốn)
Bước 2: Trên menu chính của file Excel đó tiếp tục nhấn vào tab Home, tìm trong Alignment biểu tượng Wrap Text rồi nháy chọn như hình minh họa bên dưới, các dữ liệu trong ô được chọn sẽ tự động xuống dòng để hiển thị đầy đủ trong độ rộng của ô. Lúc này anh chị có thể điều chỉnh bằng cách kéo cột co giãn theo ý muốn (ở phần ví dụ này thì mình chỉ lựa chọn một ô, mọi người có thể thực hiện theo cột bằng cách nhấn vào phần cột đó nhé)
Lưu ý: Các anh chị lưu ý khi sử dụng tính năng Wrap Text này để xxuoosng dòng thì đây chỉ là cách xuống dòng “hình thức” vì thực tế, các từ vẫn được ngăn cách với nhau bằng dấu cách thôi nhé
CÁCH 3: Sử dụng tính năng Format Cells trên Excel
Về bản chất, ở cách thứ 3 mà mình muốn chia sẻ đến với anh chị đây cũng là một cách xuống dòng tương tự như sử dụng Wrap Text mà đã nói qua ở phần 2 trong bài viết nay. Thế nhưng với cách sử dụng tính năng Format Cells, anh sẽ có thêm nhiều tùy chọn điều chỉnh format cho ô giúp cho việc xuống dòng ở bảng tính nên khá thuận tiện và hiệu quả. Việc thực hiện cũng khá đơn giản mọi người làm theo 2 bước sau đây
Bước 1: Trên file Excel mà anh chị muốn sử dụng tính năng Format Cells để xuống dòng thì mọi người click chuột chọn ô có nội dung cần tách dòng, rồi nhấn chuột phải chọn Format Cells… xuất hiện trong danh sách như hình dưới:
Bước 2: Sau khi xuất hiện hộp thoại mới. Tại đây, mọi người nhấn tab Alignment rồi click vào Wrap text và cài đặt như hình là được
Ngoài ra, như đã nói ở trên, trong hộp thoại này, anh chị cũng có thể tùy chỉnh nhiều hơn với ô tính ví dụ căn giữa nội dung, tạo góc, thay đổi Fonts chữ, tạo khung cho ô tính… Sau khi đã điều chỉnh xong, nhấn OK để lưu lại.
Kết quả nhận được là nội dung chữ của anh chị sẽ được chuyển xuống dòng mà không sang cột khác. Đồng thời nội dung trong dòng cũng sẽ tự động được căn chỉnh theo các tùy chọn đã chọn.
Tuy nhiên, các anh chị cũng cần lưu ý việc lạm dụng thao tác tách dòng, tách dòng quá nhiều sẽ gây khó khăn trong quá trình phân tích dữ liệu khiến các phần mềm không hiểu được hoặc hiểu sai dữ liệu. Do đó, để tránh tình trạng lỗi:
- Đối với các tiêu đề (như Tên, Thư mục, Địa chỉ…): Anh chị và cách bạn không cần tách dòng để thay đổi.
- Đối với các dữ liệu số: Ở đây anh chị nên sử dụng Text to column để tách một ô thành nhiều ô, không nên phân cách bằng Wrap Text.
Tổng kết
Trên đây mình đã giới thiệu những cách dễ nhất và nhanh chóng nhất để xuống dòng trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2020 với mỗi cách đều có phần ưu và nhược điểm riêng, mong rằng có thể hỗ trợ các anh chị trình bày một bảng tính ưng ý nhất. Để tìm hiểu thêm nhiều bài viết hay và bổ ích khác nữa truy cập vào phần mục tự học excel thuộc website blog hỗ trợ nhé
