Các anh chị làm kế toán, thống kê hẳn là phải gặp những bảng tính excel với hàng trăm, ngàn dòng nội dung mỗi ngày đúng không ạ? Vậy làm sao để quản lý chúng để dễ dàng quan sát, tìm kiếm, trích xuất hay chỉnh sửa dữ liệu đây? Thông thường thì việc tối ưu hóa việc sắp xếp dữ liệu Excel sẽ giúp mọi người làm việc một cách hiệu quả hơn. Hôm nay, Blog hỗ trợ sẽ chia sẻ với mọi người những cách sắp xếp dữ liệu trong excel để quản lý các dữ liệu trong file excel dễ dàng hơn trong bài viết này.
Xem Nhanh Mục Lục
Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong excel đơn giản
Để thực hiện sắp xếp dữ liệu, trong file excel đang mở, nhấn chuột vào ô trên cùng của cột cần sắp xếp dữ liệu (cột không được chứa ô đã dùng thao tác trộn ô). Sau đó trên tab Home ở trong thanh ribbon, anh chị nhấn vào mục Sort and Filter nằm ở gần cuối phía bên phải.
Tiếp theo, nhấn chuột vào các lựa chọn:
- Trường hợp dữ liệu trong cột là chữ:
Sort A to Z: sắp xếp dữ liệu theo thứ tự chữ cái từ A đến Z
Sort Z to A: sắp xếp dữ liệu theo thứ tự chữ cái từ Z đến A (ngược lại cách trên)
- Trường hợp dữ liệu trong cột là số:
Sort Smallest to Largest: sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
Sort Largest to Smallest: sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Kết quả sau khi sắp xếp sẽ như sau: (ảnh phía bên trên là trước khi sắp xếp, bên dưới là đã sắp xếp theo thứ tự chữ cái ở cột A xong)
Thật là đơn giản và nhanh chóng phải không nào? Tuy nhiên, có một số lưu ý cho mọi người khi thực hiện cách sắp xếp này như sau:
Thứ nhất là khi mọi người thực hiện sắp xếp dữ liệu trong bảng tính của file excel thì toàn bộ các dòng trong bảng tính đó sẽ được sắp xếp theo cho nên cột mà mọi người chọn sẽ là yếu tố mà excel dùng để xác định sẽ sắp xếp dữ liệu đó như thế nào. (tức là cùng trong bảng tính không thể thực hiện cùng lúc nhiều cách sắp xếp trên mỗi cột mà mỗi lần sắp xếp khác nhau trên một cột là một kết quả cả bảng tính được sắp xếp theo- các bảng tính sau khi sắp xếp sẽ trông khác nhau)
Thứ hai là mọi người cũng có thể nhấn chuột phải vào ô trên cùng của cột chọn sắp xếp, chọn mục Sort, rồi lựa chọn tiếp các lựa chọn như cách làm bên trên để sắp xếp dữ liệu hoặc là trên thanh ribbon, nhấn vào tab Data, chọn mục Sort rồi làm tương tự.
Thứ ba là khi sắp xếp dữ liệu trong bảng tính, nếu lỡ nhấn chọn cả cột rồi thực hiện Sort, khi đó sẽ hiện ra hộp thoại cảnh báo: Nếu lựa chọn Expand the selection: sự sắp xếp đó sẽ áp dụng cho toàn bảng tính, nếu chọn Continue with the current selection: sự sắp xếp sẽ chỉ áp dụng cho cột mọi người đã chọn (điều này có nghĩa là dữ liệu bảng tính ban đầu sẽ không còn chính xác nữa và mọi người phải cân nhắc kĩ giữa 2 lựa chọn này).
Cách sắp xếp dữ liệu trong file excel tùy chỉnh
Việc tùy chỉnh phương pháp sắp xếp dữ liệu trong excel này sẽ giúp anh chị cùng lúc sắp xếp được hai hay nhiều kiểu dữ liệu trong một bảng tính. Ví dụ như là: Sắp xếp tên của nhân viên theo thứ tự chữ cái và sau đó là theo công việc mà chúng ta đã giao cho họ, sắp xếp theo thứ tự chữ cái nhóm nhà cung cấp, rồi đến tên hàng và màu của từng loại hàng…
Ví dụ: Xếp ra các nhóm nhà cung cấp và trong mỗi nhà cung cấp thì sắp xếp thứ tự các mặt hàng, sau đó trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu
Bước 1: Anh chị nhấn chọn toàn bộ bảng tính, rồi trên thanh ribbon, nhấn tab Data, trong tab này, nhấn vào mục Sort:
Lúc này một hộp thoại sẽ xuất hiện, trong đó có:
Mục 1: dùng để thêm cấp độ sắp xếp: có thể có nhiều cấp độ và đối tượng nào xếp trên tức là có cấp độ cao hơn
Mục 2: dùng để xóa cấp độ: nhấn chọn 1 đối tượng ở mục 3 để xóa
Mục 3: Các đối tượng sắp xếp sẽ được nhập ở đây và cấp độ xếp từ trên xuống dưới
Column: cột cần sắp xếp, nhập vào mục Sort by tên tiêu đề của cột
Sort On: là tiêu chí sẽ dựa vào để sắp xếp như là giá trị (Values), màu ô(Cell Color), màu chữ (Font Color) hay là biểu tượng mà được thêm vào các ô (Cell icon)
Order: đây là quy tắc sắp xếp:
- Đối với chuỗi kí tự ( text) : Sắp xếp theo chiều từ A-> Z hoặc từ Z->A;
- Đối với số: Sắp xếp từ lớn tới nhỏ và ngược lại từ nhỏ tới lớn
- Đối với màu và icon set: On top ( ở trên cùng) hoặc On bottom ( Ở dưới cùng)
Và anh chị cần nhớ là bắt buộc phải chọn cùng một quy tắc ở tất cả các cấp độ.
Mục 4: My data has headers: Khi bảng tính cần sắp xếp dữ liệu có tiêu đề thì nên đánh dấu mục này, nếu bảng tính không có tiêu đề thì không tích vào mục này.
Theo yêu cầu của ví dụ đưa ra thì chúng ta sẽ thêm 3 cấp độ như sau và sắp xếp dựa trên giá trị theo quy tắc chung là theo thứ tự chữ cái từ A đến Z như hình bên dưới: Thứ tự ưu tiên ở đây là Nhà cung cấp>> Tên hàng>> Màu
Sau đó nhấn OK, anh chị sẽ thấy kết quả trông dễ nhìn và gọn gàng hơn như sau:
Ngoài các cách trên đây, trong một số trường hợp anh chị có thể dùng hàm để sắp xếp dữ liệu trong file excel. Hãy cùng tìm hiểu điều này trong phần dưới đây nhé:
Dùng hàm Small, Large sắp xếp dữ liệu trong file excel
Cách này dùng để sắp xếp khi dữ liệu là các số, thực hiện ở trong một cột và sự thay đổi sau khi sắp xếp cũng chỉ diễn ra trong cột đó.
Dùng hàm Small để sắp sắp xếp dữ liệu tăng dần trong excel:
Hàm này có cú pháp là
=SMALL(array,k) trong đó:
Array: Đó là mảng dữ liệu dạng số mà bạn muốn xác định giá trị nhỏ thứ k của nó
K: đó là vị trí (từ giá trị nhỏ nhất) trong mảng dữ liệu cần trả về.
Lưu ý: Nếu k ≤ 0 hoặc là khi k vượt quá số điểm dữ liệu trong mảng đã chọn thì lúc này hàm SMALL trả về giá trị lỗi #NUM!.
Anh chị xem chi tiết cách dùng hàm này trong ví dụ dưới đây nhé:
Ví dụ: anh chị cần sắp xếp lại đơn giá hóa chất trong bảng bị sai lộn xộn thành đơn giá đúng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn:
Trong ô D2, anh chị nhập vào công thức: =SMALL($C$2:$C$8;ROWS($2:2))
Điều này có nghĩa là anh chị sẽ tìm ra giá trị nhỏ thứ nhất, thứ 2 rồi thứ 3.. trong dải ô từ C2:C8 rồi sắp xếp nó theo thứ tự tăng dần , ở đây hàm Row sẽ giúp anh chị chỉ định thứ tự của chúng trong hàng.
Sau đó nhấn Enter và anh chị thực hiện copy công thức cho các ô bên dưới (đến hết ô D8) và kết quả là đơn giá đã được sắp xếp như sau:
Dùng hàm Large để sắp sắp xếp dữ liệu giảm dần trong excel:
Hàm này có cú pháp là:
=LARGE(array,k) trong đó:
Array: Đó là mảng dữ liệu dạng số mà bạn muốn xác định giá trị lớn thứ k của nó
K: đó là vị trí (từ giá trị lớn nhất) trong mảng dữ liệu cần trả về.
Lưu ý: Nếu k ≤ 0 hoặc là khi k vượt quá số điểm dữ liệu trong mảng đã chọn thì lúc này hàm LARGE trả về giá trị lỗi #NUM!.
Áp dụng cho ví dụ trên, trong trường hợp xếp đơn giá từ lớn đến bé, cách làm tương tự như trên: anh chị nhập vào ô D2 như sau: =LARGE($C$2:$C$8;ROWS($2:2))
Sau đó nhấn Enter và anh chị thực hiện copy công thức cho các ô bên dưới (đến hết ô D8) và kết quả là đơn giá đã được sắp xếp như sau:
Hi vọng qua bài viết này các anh chị đã tìm ra cho mình cách sắp xếp dữ liệu trong excel hợp lý trong từng trường hợp khi làm các công việc thống kê, báo cáo…Nếu còn có bất kỳ thắc mắc gì anh chị có thể góp ý ngay dưới bài viết này để Blog hỗ trợ có thể giải đáp cho anh chị sớm nhất ạ.
