Với những anh chị thường xuyên làm việc trên excel thì sao chép dữ liệu trong các file excel và giữa các sheet, các ô, bảng tính… là công việc thường xuyên gặp và rất cần thiết. Sao chép dữ liệu giúp anh chị tránh việc phải nhập lại dữ liệu nhiều lần và làm được nhiều việc hơn khi làm việc trên các file excel. Bởi vậy, hôm nay Blog hỗ trợ sẽ chia sẻ tới mọi người những cách sao chép dữ liệu trong excel giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc trong phần mục tự học để mọi người có thể có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm hơn trong vấn đề này
Xem Nhanh Mục Lục
Tổng hợp các cách sao chép dữ liệu trong excel bằng các lệnh:
Sao chép dữ liệu trong excel bằng lệnh Ctrl + C và Ctrl + V
Cách sao chép này chắc hẳn rất nhiều anh chị đã từng biết đến. Đó là cách dùng lệnh Copy (Ctrl + C) và lệnh Paste (Ctrl + V). Để thực hiện, anh chị nhấn chuột chọn ô/vùng chứa dữ liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C ( hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Copy) rồi di chuyển chuột đến vị trí cần dán, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V (hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Paste) là xong.
Lưu ý: nếu dùng chuột phải khi Paste, các anh chị cần lưu ý các dạng sau hay dùng như trên ảnh:
Paste: dán dữ liệu giữ nguyên nguồn dữ liệu gốc (gồm cả giá trị và định dạng, là cách hay dùng nhất)
- Paste values: chỉ dán giá trị dữ liệu gốc
- Paste formulas: dán công thức dữ liệu gốc
- Paste transpose: dán các hàng thành cột
- Paste formats: chỉ dán định dạng dữ liệu gốc
Sao chép dữ liệu trong excel bằng lệnh Alt +;
Đây là cách được dùng khi anh chị chỉ muốn sao chép vùng dữ liệu hiển thị trong file excel. Cách làm như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu đang được hiển thị cần sao chép (mảng A4:H11) (ở đây vùng dữ liệu bị ẩn nằm ở các dòng 6,7,8,9).
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + ; (nhấn giữ phím Alt rồi nhấn dấu chấm phẩy) rồi sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + C để sao chép dữ liệu
Bước 3: Nhấn chuột vào vị trí cần dán dữ liệu rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán dữ liệu và anh chị sẽ thấy chỉ vùng dữ liệu hiển thị mới được sao chép như trên ảnh.
Sao chép dữ liệu trong excel bằng lệnh Ctrl+D và Ctrl+R
Đây cũng là một cách nhanh chóng thường được dùng để copy và dán vùng dữ liệu trong excel
Dùng lệnh Ctrl+D:
Lệnh này giúp các anh chị nhanh chóng sao chép dữ liệu của một hàng xuống những hàng trống liền phía bên dưới trong excel. Cách thực hiện như sau:
Vùng dữ liệu cần copy là A1961:G1961 và cần copy xuống đến hết dải ô A1964:G1964: anh chị nhấn chuột chọn mảng ô A1961:G1964, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+D
Kết quả là rất nhanh anh chị có được hẳn mảng dữ liệu mới như ý:
Dùng lệnh Ctrl+R:
Lệnh này giúp các anh chị nhanh chóng sao chép dữ liệu của một cột sang những cột trống liền phía bên cạnh trong excel. Cách thực hiện như sau:
Vùng dữ liệu cần copy là F1961:F1964 và cần copy sang đến hết dải ô G1961:G1964: anh chị nhấn chuột chọn mảng ô F1961:G1964, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+R
Kết quả là rất nhanh anh chị có được hẳn mảng dữ liệu mới như ý:
Sao chép dữ liệu trong excel bằng chuột trái và chuột phải:
Cách dùng chuột trái sao chép dữ liệu trong excel :
Bước 1: Nhấn chuột chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đó anh chị chuyển con trỏ chuột tới góc phải bên dưới vùng dữ liệu vừa chọn, đợi xuất hiện hình dấu +
Bước 2: Anh chị nhấn và giữ chuột trái và rê chúng đến các vị trí cần sao chép rồi thả chuột ra là xong
Sau khi thả chuột ra kết quả sẽ như thế này:
Cách dùng chuột phải sao chép dữ liệu trong excel :
Bước 1: Nhấn chuột chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đó anh chị chuyển con trỏ chuột tới góc phải bên dưới vùng dữ liệu vừa chọn, đợi xuất hiện hình dấu +
Bước 2: Anh chị nhấn và giữ chuột phải và rê chúng đến các vị trí cần sao chép rồi thả chuột ra sẽ xuất hiện hộp thoại với các lựa chọn, anh chị tùy chọn:
- Copy cells: sao chép các ô dữ liệu gốc (gồm cả dữ liệu và định dạng).
- Fill Series: tăng thứ tự nếu dữ liệu là kiểu số ở trong chuỗi dữ liệu gốc.
- Fill Formatting Only: chỉ sao chép phần định dạng của dữ liệu gốc.
- Fill Without Formatting: chỉ sao chép phần dữ liệu gốc mà không sao chép định dạng.
Cách sao chép trong excel khi dữ liệu là công thức:
Khi làm việc trên excel, anh chị thường dùng nhiều công thức, khi sao chép dữ liệu nếu sơ suất hoặc khi sao chép thì tham chiếu ô bị sai lệch dẫn đến những kết quả thu được bị sai nên Blog hỗ trợ sẽ hướng dẫn anh chị những cách sao chép dữ liệu trong excel trường hợp dữ liệu là công thức như sau:
Ví dụ: Anh chị có một bảng tính giá hoa quả theo đồng Euro dựa trên giá đồng USD ở cột B và tỉ giá của 2 đồng này ở ô C2:
Như anh chị quan sát ở ảnh trên thì ô C5 có công thức bao gồm một tham chiếu ô tuyệt đối ($C$2) (điều này là để cố định tỷ giá ở ô C2) và một tham chiếu ô tương đối (B5) (tham chiếu này sẽ tự động điều chỉnh ở mỗi hàng). Công thức này sẽ vẫn đúng miễn là lúc nào nó cũng vẫn nằm trong cột C.
Tuy nhiên, anh chị hãy thử đoán xem sẽ xảy ra điều gì nếu anh chị cần chuyển giá Euro từ cột C sang cột F. Nếu anh chị copy công thức theo cách thông thường bằng lệnh copy/paste, công thức ở ô C5 (=B5*$C$2) lúc này sẽ là =D5*$C$2 khi dán vào ô F5 và nó khiến cho việc tính toán bị sai.
Để tình trạng này không xảy ra, anh chị chuyển tham chiếu tương đối (B5) thành tham chiếu hỗn hợp $B5. Như vậy, việc thêm ký hiệu $ trước mỗi ký tự của cột đã giúp anh chị cố định tham chiếu ở cột B.
Bây giờ, dù cho công thức di chuyển như thế nào, từ cột D sang cột F, hay bất cứ cột nào, tham chiếu cột cũng sẽ không thay đổi và công thức không bị sai >>dữ liệu được sao chép đúng.
Ngoài ra, blog hỗ trợ cũng xin lưu ý đến mọi người là trong trường hợp anh chị có dữ liệu trong excel là dãy các công thức cần sao chép mà không làm thay đổi tham chiếu ô thì anh chị có thể dùng cách sau:
Sao chép dữ liệu trong excel bằng công cụ Find and Replace:
Bước 1: Nhấn chọn dải ô chứa công thức anh chị muốn sao chép.
Bước 2: Ở Tab Home, anh chị nhấn vào Editing sau đó nhấn chọn Find & Select > Replace… Nhanh chóng hơn, anh chị có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace trong Excel.
Bước 3: Khi hộp thoại Find & Replace xuất hiện, anh chị nhập vào dấu = trong ô Find what, và trong ô Replace with, anh chị điền vào ký hiệu/dãy ký hiệu mà không được sử dụng trong bất cứ công thức nào, ví dụ như ~, # hay \.
Việc làm này là để biến công thức của anh chị thành dãy văn bản và ngăn không cho Excel thay đổi tham chiếu ô khi sao chép.
Lưu ý: anh chị không nên sử dụng dấu hoa thị (*), dấu hỏi (?) để thay thế vì chúng sẽ khiến những bước sau trở nên phức tạp, khó khăn hơn.
Bước 4: Anh chị nhấn vào mục Replace All trong hộp thoại rồi tắt hộp thoại Find and Replace đi. Bây giờ mọi công thức trong dải ô được chọn đã biến thành dãy văn bản:
Bước 5: Anh chị có thể chọn bất cứ ô nào, một nhóm ô hoặc tất cả dải ô, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để copy, chọn ô anh chị muốn dán công thức, và nhấn Ctrl + V. Vì Excel không thay đổi công thức khi không có dấu = phía trước nên dữ liệu gốc sẽ được sao chép y nguyên.
Bước 6: Anh chị tiếp tục dùng Find & Replace. Anh chị nhấn chuột chọn cả vùng dữ liệu gốc và vùng dữ liệu mới dán công thức sau đó nhấn tô hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace. Ở ô Find what lúc này anh chị nhập dấu \ hoặc bất cứ ký hiệu nào mà anh chị đã chọn ở bước 3. Ở ô Replace with lúc này anh chị nhập dấu = và nhấn vào mục Replace All là xong rồi đó.
Tổng kết
Với các phương pháp được blog hỗ trợ chia sẻ ở trên thì chắc hẳn bây giờ hẳn là các anh chị đã tìm được cách nào để sao chép dữ liệu trong excel hiệu quả rồi chứ ạ! Nếu có bất kỳ thắc mắc gì anh chị có thể góp ý ngay dưới bài viết này để blog hỗ trợ hoặc truy cập vào chuyên mục tự học excel của website để tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích hơn liên quan đến bảng tính nhé!
